¿Cómo calcular tus vacaciones con Excel? - Cálculo automático y práctico

Microsoft Excel es uno de los programas más populares de Microsoft y el más potente del paquete completo de Microsoft Excel permitiendo hacer gran cantidad de acciones en él, por la variedad de funciones que tiene y las características que presenta y así haciendo explotar aún más su potencial con el uso de Macros y del VBA.

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Tanto es así, que con Excel es posible llevar un registro y una lista de datos importantes, en materia educativa, laboral, económica y demás. El día de hoy te hablaremos sobre las vacaciones de los trabajadores, puedes descargar Excel desde su página.

¿Cuáles son los datos necesarios para el cálculo de las vacaciones en Excel?

Cada trabajador le corresponde una cantidad de días vacacionales que van a depender de la empresa en la se encuentre trabajando y del contrato que este posea y que por cada año de antigüedad que vaya teniendo, estos días se irán acumulando que igualmente dependerá de la compañía y el contrato de la persona.

Para poder realizar un cálculo de las vacaciones correcto, la empresa debe conocer la fecha de ingreso exacta del trabajador (día, mes y año), la cantidad de días que lleva trabajando desde su ingreso, hasta el presente día, esa misma cantidad, pero en años, las vacaciones que corresponde a cada trabajador según su antigüedad y la fecha de exacta en la que toma sus vacaciones.

Con respecto a las vacaciones acumuladas y cuántos días le faltan hasta que las tome, se puede calcular las propias fórmulas de Excel, estas permiten calcular la edad con la fecha de nacimiento de una persona, no tenemos necesidad de que saquemos cuenta nosotros para ello.

¿Cuántos días de vacaciones le corresponden a cada trabajador según su antiguedad?

Este varía dependiendo de la empresa y el tipo de contrato que posea la persona, además de que se discuten estos términos con el empleador. Normalmente, a una persona que cumpla 1 año de trabajo, le corresponden 15 días de vacaciones, para aquellas que cumplen 2 años, le toca 16 días, a partir de los 3 años de antigüedad en adelante, esta cantidad va a variar; por lo que no habrá un estándar que seguir.

¿De qué manera puedes elaborar una tabla para el cálculo automático?

En tu hoja de cálculo de Excel, deberás colocar toda la información que poseas, menos aquellos que vas a calcular obviamente, además, deberás colocar igualmente las condiciones de vacaciones que correspondan a la empresa, pues estos datos serán parte importante del cálculo. Las fórmulas que se utilizarán para esto son: =HOY (), =BUSCARV (), en caso de que poseas la versión de Microsoft Excel 365 está disponible la opción =BUSCARH (), =SI, =SI.ERROR.

La forma de organizar dichos datos dependerá de tu criterio. Para el cálculo de los días totales de trabajo, se resta la fecha actual con la fecha de ingreso del empleado; luego, los años se dividen los días totales de trabajo entre 365. Ahora con la segunda tabla, es la que vas a usar para calcular los días de vacaciones que le corresponde a cada trabajador según su antigüedad. También puedes calcular el error estándar de la media.

En la segunda tabla en una columna adicional vamos a calcular días acumulativos de vacaciones, según las condiciones de la empresa y con base en esto, es que podremos calcular los días exactos de vacaciones acumulativas que posee una persona, SI no ha tomado ningún día vacacional desde su ingreso, en el caso de que haya casos que no tengan vacaciones pendientes, se debe hacer una columna adicional, en donde se especifique este caso, para utilizar como dato condicional.

¿Dónde puedes descargar una plantilla para los días de vacaciones de los empleados?

Por internet es posible ubicar múltiples modelos de hojas de cálculos para vacaciones de personal, en formato Excel, esto es cuestión de ver, descargar y abrirlos con el programa en cuestión y si este formato es de tu agrado no queda más que añadir los datos necesarios; cabe destacar, que también puedes editar la tabla para modificarla un poco a tu conveniencia, agregar o quitar, para adaptarlas a las necesidades de la empresa.

Si deseas que tu plantilla sea más automatizada, puedes hacer el uso de Macros y del VBA de Excel, además de funciones simples como calcular la fecha de vencimiento en Excel, también puedes automatizar tus planillas de manera tal que para aquellos empleados que no hayan tomado vacaciones, sus días se vayan acumulando automáticamente; claro que para esto, es necesario el uso de códigos de programación, aunque no a un nivel avanzado pero sí intermedio.

Estas modificaciones también las puedes hacer en las plantillas de vacaciones de personal que descargues por internet, puedes aplicarles Macro y VBA para que te ayuden y faciliten el registro de los días vacacionales.