Cómo proteger un archivo de Excel en modo 'Solo lectura'

La cantidad de usos que se le puede dar a la herramienta de Excel es impresionante. A pesar de que su uso principal como herramienta de ofimática es en el área de cálculos y finanzas. Documento de este tipo necesitan de un tipo de protección específica para la seguridad de los datos. Como cambiar el estado del archivo en modo solo de lectura.

La seguridad de los datos es la prioridad de cualquier empresa, porque la pérdida masiva de datos de cualquier tipo puede significar un retraso en las operaciones diarias o bien perdidas monetarias. La mejor solución para este tipo de problemas es la prevención. Que mejor forma de proteger los datos de errores que protegiendo el archivo de Excel.

¿Cómo puedo bloquear un archivo Excel para solo lectura?

Cambiar un archivo de Excel a modo lectura en las versiones más actuales de la aplicación, no representa mayor dificultad. Es una opción que está bastante visible para aplicarla justo cuando termines de editar el documento.

• Abre el documento que quieres proteger y dirígete hacia el menú Archivo. Una forma fácil de acceder al menú archivo es con el comando de acceso rápido Alt + A.
• En la sección de Información haz clic sobre la opción Proteger libro y posteriormente la opción Abrir siempre como solo lectura.

• Al realizar esta acción el cambio es inmediato y la opción Proteger libro aparece resaltada en color amarillo.
• Para que los cambios surtan efecto, cierra el archivo y guarda los cambios realizados.

Para proteger el archivo con una versión de Excel 2003 lo haces desde el menú Herramientas - Opciones y por último, Seguridad.

¿Cómo quitar o desbloquear el modo lectura de un Excel?

Puede que ya cuentes con libros de Excel que tengan habilitadas estás restricciones, si tú eres el autor del libro bastará con entrar nuevamente en Archivo, Información, Proteger Libro y dar clic en la primera opción para quitar el modo solo lectura.

¿Por qué los archivos de Excel se abren en modo solo lectura?

Como propietarios, muchos recurren a esta alternativa para proteger sus archivos y brindarles seguridad a sus datos. Dicha modalidad permite que estos usuarios sean los únicos con permisos que abarcan edición y modificación. Por lo que, si abres un archivo de Excel y te aparece el modo solo lectura, significa que es un documento protegido.

¿Se puede editar un Excel en modo solo lectura?

Ahora cuando otro usuario acceda al archivo podrá observar un mensaje que indica lo siguiente "El autor quiere que abra el libro 'nombre.xls' con acceso de solo lectura a menos que necesite guardar sus cambios ¿Desea abrirlo con acceso de solo lectura?".

En caso de que el usuario hiciera cambios sobre el archivo e intentará guardarlos aparecerá otro mensaje de advertencia indicándole: No podemos guardar 'tituloarchivo.xls' porque es un archivo de solo lectura.

Para guardar sus cambios, guarde el libro con un nuevo nombre en una ubicación distinta. El usuario puede guardar los cambios, pero debe guardar el documento como un archivo distinto.

Esta es una forma de "saltarse" la restricción del modo solo lectura, porque puedes modificar el archivo, agregarle fórmulas, editar los campos, agregar tablas o modificar lo que te interese. Cuando quieras guardar los cambios solo debes guárdalo como otro archivo con la opción "Guardar como".

Otras formas de proteger un archivo de Excel

En caso de que quieras ser más específico al proteger un archivo de Excel, las nuevas versiones tienen más opciones de protección.  Para acceder a estas opciones dirígete al menú Archivo (Alt + A) luego en la sección de Información y por último, la opción Proteger libro.

Proteger la hoja actual

Si tienes varias hojas en un documento, pero solo quieres que tengan acceso a edición de algunas, lo puedes hacer desde esta opción. Puedes indicar que tipo de restricciones tienen los usuarios en la hoja, como la aplicación de formatos a celdas, columnas y filas. Insertar o eliminar elementos o inclusive si pueden seleccionar o no celdas.

Proteger estructura del libro

Protege la estructura de un libro para que no realicen cambios como agregar nuevas hojas. Para que funcione es necesario colocar una contraseña, Pero en el caso de que pierdas la contraseña no hay forma de recuperarla. Lo recomendable es guardar la contraseña en un lugar seguro.

Cifrar con contraseña

Al seleccionar esta opción el usuario que quiera acceder al archivo y abrirlo deberá tener la contraseña que le asigne el autor del documento. Sin la contraseña no podrá abrirlo. Puedes colocar la contraseña incluso con macros y en caso de que quieras quitarlo siempre lo puedes hacer más adelante.