Cómo hacer una búsqueda inteligente en Excel VBA - Tablas y formularios
Cuando se trata de hojas de cálculos, tablas, formularios y diagramas, el principal programa en el que pensamos es Microsoft Excel, software utilizado tanto dentro del área educacional, como en el profesional; aquellos expertos en él saben realmente cómo aprovechar todo su potencial, ya que la mayoría solo sabemos la punta del iceberg.
El programa lo podemos adquirir en disco para instalación junto a todo el paquete de Microsoft Office, aunque también es posible descargar Excel desde su sitio oficial, comprando previamente la licencia o si posees cuenta en Outlook (u Hotmail), podrás usarlo de manera online.
¿Cuáles son las formas de buscar dentro de un formulario en Excel?
Entre la gran vastedad de funciones que posee el software, tenemos la opción de hacer búsquedas específicas, por grupo, búsquedas inteligentes y demás. Todo esto nos facilita a la hora de ver algún dato o un grupo de ellos en una hoja de cálculo con información interminable, en lugar de que lo hagamos manualmente. A medida que el programa se ha ido actualizando, Microsoft le ha añadido más variedad de tipos de búsquedas.
El secreto de estas búsquedas se hace mediante las fórmulas, que si logramos aprender o tenerlas anotadas, podemos utilizarlas acorde con la situación. A continuación, procederemos a explicarte brevemente cada una de ellas:
- El filtro de valores es el tipo de búsqueda más común y el que solemos emplear la mayoría de las personas, aunque no precisamente para buscar datos; pues bien, podemos usar esta función para buscar valores similares dentro de Excel.
- Fórmula BUSCARV: si deseas buscar algún valor o dato específico, la fórmula BUSCARV hará esta tarea, pero para un dato ubicado en la columna, es decir, de forma vertical.
- Fórmula BUSCARH: la variante de la búsqueda anterior, pero en lugar de buscar verticalmente, lo hará horizontalmente, algún dato en una fila.
- Fórmula BUSCAR: otra variante de las fórmulas anteriores, pero sin especificar la dirección horizontal o vertical de la búsqueda.
- BUSCARV + Coincidir: se trata de una combinación de dos fórmulas, en el que primero emplearemos la fórmula de Coincidir y luego BUSCARV.
- Índice + Coincidir: otra combinación de fórmulas, en el que obtendremos valores o resultados un poco más amplios y no tan específicos.
Otras fórmulas que se pueden utilizar para las búsquedas son SI, SI.ERROR, CONTAR.SI; en el que obtendremos resultados de valores similares o valores dentro de un rango específico en la hoja de cálculo.
¿Existen ventajas de hacer una búsqueda inteligente a una búsqueda normal?
La búsqueda inteligente está disponible desde la versión de Microsoft Excel 2007 y sus versiones posteriores, normalmente se usa cuando se crean las Macros dentro del programa, pero aun así es posible utilizarlas en cualquier momento en el que las necesitemos. Además, si así lo queremos, también podremos producir nuestro propio formulario de búsqueda inteligente en el que también entran la creación de Macros.
La búsqueda inteligente dentro de Excel está a simple vista y no requiere de la utilización de una fórmula como en los casos anteriores; otra de las ventajas de la búsqueda inteligente es que podemos obtener información adicional, no solo de datos numéricos, sino de palabras, imágenes, vídeos y demás. Pues Excel no solo se limita a la inclusión de valores matemáticos, sino que va mucho más allá.
Por último, tendremos dos tipos de datos si queremos más información adicional relacionada con el dato ya mencionado, definiciones y/o exploraciones con a través de páginas de internet. Cabe destacar también que es posible mover columnas en Excel para organizar.
¿Cuál es la descripción de Macro dentro de Excel?
Los macros son un conjunto de funciones o mejor dicho, de algoritmos que creamos dentro del propio programa de Excel, en el que con pulsar alguna tecla o un comando, podremos ejecutar una acción determinada. Como lo dijimos al principio, es necesario configurar en primera instancia estos atajos, para Excel pueda ejecutar el algoritmo correctamente.
La función de los Macros en Excel es bastante ventajosa para aquellas tareas que realizamos con gran frecuencia dentro del programa y más si estas son largas, puesto nos ahorraremos un gran tiempo, en lugar de hacer la función manualmente.
¿De qué manera hago una Macro en este programa?
Para la creación de una Macro dentro de Excel es sencillo, en la barra de tareas seleccionamos la pestaña de “Vista” y justo al final veremos la opción “Macro”, cuando cliqueamos, se nos desplegará un pequeño menú con dos alternativas “Ver Macros” y “Grabar Macro”; en el caso de que ya tengas uno creado, selecciona la primera opción, caso contrario, tendrás que seleccionar la segunda.
Cuando el programa comience a grabar, Excel copiará todas tus acciones dentro de él y así, al momento de reproducirlo, ejecutará los mismos movimientos del mouse, clics que hagas y teclas que hayas tocado; cuando finalice, detén la grabación, coloca el nombre de la Macro y asigna un atajo de teclado para activarla automáticamente.
¿Es necesario hacer una búsqueda inteligente en un formulario?
Para una realizar búsqueda continua dentro de un formulario, si bien es posible utilizar alguna de las fórmulas anteriormente mencionadas, se recomienda mejor usar una búsqueda inteligente para estos casos.