Cómo extraer números y datos de una celda de Excel de manera sencilla

En la actualidad Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados a nivel mundial para hacer hojas de cálculo, en tal sentido se podrá emplear esta herramienta para tener control sobre diversos procesos que requieren cálculos sencillos y complejos. Así que te permitirá ahorrar tiempo al hacer uso de las funciones o fórmulas para obtener el resultado deseado.

En esta oportunidad te estaremos hablando sobre cómo extraer números y datos de una celda de Excel de manera sencilla, pues verás que existen diversas maneras de realizar esta labor, pero muchas de ellas involucra un gran nivel de trabajo, al emplear fórmulas anidadas y hasta desarrollo de programación en VB para obtener el resultado.

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    Proceso para extraer números y datos de una celda de Excel de manera sencilla

    Antes de iniciar debes verificar la versión de Excel que posees, ya que dependiendo de la misma, podría variar la ubicación de las pestañas de las herramientas que necesitarás usar para extraer los datos que necesitas.

    Por ejemplo, en Excel 2013 tendrás la ubicación de la pestaña o paleta de herramientas superior con "Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista" es aquí donde deberás elegir datos, pues verás que tendrás una opción llamada relleno rápido y es la función que harás uso.

    ventana con vista de ejemplo de uso de funcion de relleno rapido en excel

    Para hacer uso de la función relleno rápido debes seguir los siguientes pasos, no sin antes considerar que la lista de datos alfanuméricos que tengas debe tener un patrón, de otra manera lamentablemente no funcionará esta opción y deberás hacer uso de recursos como programación en VB o generar funciones anidadas para obtener el resultado:

    1. Considerando que tienes una columna con una lista de datos alfanuméricos con patrones determinados, puedes colocar en las columnas que desees, pero preferiblemente cercana a esta, la columna donde extraerás los datos numéricos y la columna de los datos (Letras)
    2. Suponiendo que en la lista o columna el primer dato alfanumérico que tienes es "ABCP123NUM", necesitarás escribir manualmente en la columna de datos numéricos la expresión 123
    3. Escribe ahora en la columna de datos caracteres (Letras) la expresión restante, por ejemplo "ABCP NUM" o "ABCPNUM". Nótese que ambos casos pueden ser válidos, sin embargo, le darás a la herramienta la forma en que necesitas que extraiga los datos. En el primer caso tienes separados en dos grupos mediante un espacio y en el segundo caso tienes la expresión sin espacios.

    vista de resultados de extraccion de datos en excel

    1. Una vez hayas realizado los pasos anteriores, deberás elegir la expresión que escribiste en la columna de datos numéricos en conjunto con los espacios vacíos correspondiente a las expresiones que quieres que Excel extraiga, es decir, suponiendo que tienes 300 datos alfanuméricos.
    2. Luego de escribir manualmente el primero de ellos, deberás elegir el primer dato escrito por ti y en la misma columna los otros 299 espacios faltantes.
    3. Con el rango elegido, dirígete a la pestaña de herramientas de Datos y pulsa sobre relleno rápido. El resultado será la extracción de los datos numéricos en las celdas vacías, de acuerdo al patrón que diste al primer número extraído.
    4. Ahora para extraer los datos de Letras deberás hacer el mismo proceso anterior, pero considerando que la columna de trabajo será la correspondiente a los datos (Letras). De igual manera elige el rango de celdas incluyendo la primera donde escribiste manualmente las letras extraídas de la primera expresión y pulsa sobre relleno rápido.

    Ventajas que otorga emplear el relleno rápido para extraer datos en Excel

    Son muchas las ventajas que tendrás al emplear esta herramienta de Excel, pero sin lugar a dudas la más importante será el ahorro de tiempo, pues verás que para tablas con pocos datos, no hará mucha diferencia el empleo de esta función.

    Sin embargo, cuando tengas unos cientos o miles de datos que analizar, te vendrá muy bien contar con este proceso, pues ahorrarás quizás horas de trabajo que podrás aprovechar para realizar otras actividades.

    Por otra parte, tendrás otra ventaja importante directa y es que podrás evitar errores de transcripción de los datos que son muy comunes cuando tienes que manejar enormes cantidades de datos de manera manual.

    Consideraciones finales

    Para finalizar es importante que tengas o cuentes con diversas herramientas para realizar tus labores de manera eficientes, es por ello que te vendrá bien conocer cómo usar la función Extraer en Excel, ya que será un complemento para extraer datos necesarios de una lista.

    Asimismo, debes saber que algunas versiones de Excel no tienen habilitada la opción de relleno rápido, para ello puedes consultar el procedimiento de habilitación de relleno rápido en la página oficial de Microsoft.

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