¿Cómo ver las modificaciones de un documento de Google? - Historial de cambios
Actualmente, Google Docs se presenta como una herramienta bastante práctica para quienes necesitan realizar y almacenar documentos de todo tipo. Asimismo, esta plataforma viene implementando nuevas opciones en pro de observar todos los cambios hechos en sus documentos. Y si quieres saber cómo es el funcionamiento de este sistema, nosotros te hablaremos al respecto en este artículo para que aprendas a utilizarlo rápidamente.
Igualmente, Google Docs les permite a sus usuarios subir, abrir y editar los documentos que requieran directamente desde Microsoft Word y concederles el acceso a las personas que designen. De este modo, es más fácil que un tercero edite los archivos en caso de ser necesario, siempre y cuando se identifiquen a través de sus nombres o correos electrónicos. Los cambios o modificaciones quedarán guardados en la plataforma en versiones separadas, ofreciendo mayor personalización al poder rechazar las modificaciones si se amerita.
¿De qué forma puedes ver las modificaciones que se hicieron a un documento de Google?
Si te interesa estar al tanto de los cambios que se realicen en los documentos de Google Docs, puedes darles seguimiento cada vez que lo necesites. Al ingresar en la plataforma, verás colores diferentes para cada uno de los cambios realizados, así como el nombre de la persona. Además, pueden apreciarse los comentarios que especifiquen el porqué de las modificaciones hechas en cada sección del documento. Una alternativa muy útil para quienes trabajan en equipo, generando una comunicación a través del documento en sí mismo.
Generalmente, estos comentarios se ubican en dos lugares diferentes. El primero es aquel que se posiciona justo en la parte superior del documento y que permite a quien acceda una visualización inmediata. El segundo, está al lado de la línea que se modifique, pero también es bastante visible, especialmente si el usuario decide revisar a detalle el archivo en cuestión. En todo caso, también existe una opción de chat, fomentando la comunicación directa entre todos los participantes o miembros del equipo.
¿Cuál es el procedimiento para ver los cambios de un documento en Google?
Con el uso de Google Docs, podrás visualizar cambios ya sea en tablas de contenido o simplemente en un esquema de trabajo. Las opciones son diversas y el usuario es quien decide cómo modificar esos aspectos que no sean de su agrado. Para cumplir con ello cabalmente, puedes seguir algunas de las recomendaciones que te mostramos en seguida. De esta forma, apreciarás todas las modificaciones hechas de forma práctica y sencilla o ejecutar las que desees.
Con la aplicación móvil
Gracias a la aplicación móvil de Google Docs, puedes observar de forma cómoda todas las modificaciones implementadas. Para ello, debes abrir la app y tocar el símbolo de los tres puntos concernientes al documento que desees visualizar. Verás una opción que dice Detalles y actividad y en la parte inferior, tendrás que seleccionar en donde dice Actividad. De este modo, te será posible ver los cambios en el archivo de Google rápidamente.
En Google Docs en la PC
Ahora bien, para hacer el procedimiento desde la PC, solo debes abrir el archivo guardado, dirigiéndote hacia el recuadro que dice Archivo. Una vez allí, debes hacer clic en la alternativa que dice Ver historial de versiones, para que se desplieguen todos los cambios o modificaciones realizadas por los colaboradores. A su vez, tienes la posibilidad de acceder más rápidamente a través del comando CTRL+ALT+SHIFT+H. Recuerda que, debes contar con los permisos requeridos para editar los archivos si deseas acceder al historial.
¿Cómo quitarle a alguien los permisos para modificar tus documentos de Google?
Si ya no quieres que terceros modifiquen los documentos compartidos en Google Docs, puedes eliminarlos sin problema. Claro que, debes tener presente la forma en la que invitaste en un inicio a esa persona, si fue por correo electrónico o por enlace directo. Ahora bien, para cumplir con esto, debes escoger el archivo compartido directamente y tendrás que dirigirte al botón azul que dice Compartir. Seguidamente, debes buscar el usuario que aparece en la ventana emergente con los nombres de quienes tienen permiso para compartir.
Cuando visualices a la persona que deseas excluir del documento, debes hacer clic en el botón de eliminar. Puedes erradicar a varias personas simultáneamente si así lo requieres. Finalmente, es preciso presionar la opción de Guardar para no perder ninguno de los cambios realizados. En el caso de que hayas compartido el enlace, debes abrir el documento compartido con personas y grupos, hacer clic en el botón azul y luego en Cambiar.
Una vez allí, puedes denegar el acceso a las personas que ya no quieras que formen parte de esta lista, escogiendo la alternativa que dice Restringir. Igualmente, desde esta ventana puedes colocar el enlace de forma pública, privada o personalizada. Limitando el acceso a quienes consideres pertinente. También, tienes la opción de cambiar los permisos ya sea a comentarista, editor o visor, según tus necesidades inmediatas.
¿Qué hacer para ver el historial de quien accedió a tus documentos?
El historial de revisiones, te permite observar todas las versiones de tus documentos, ya sean las originales o las editadas. Si te interesa ver quién accedió a los archivos, puedes dirigirte al archivo o presionar el comando Ctrl+Alt+Shift+H. En el supuesto de que quieras restringir estos accesos, puedes cambiar la configuración de privacidad a través del panel de actividad, específicamente en la alternativa que dice Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.