Cómo extraer información de Google Sheets y una base de datos - Usa los criterios

 Google Sheets es la hoja de cálculo perteneciente a la compañía de Google y que, básicamente, tiene la misma función que Microsoft Excel, salvo que el primero puede usarse gratuitamente, siempre y cuando la persona posea cuenta en Google, por lo tanto, debe estar conectado a internet para ello.

Ingresa a Google Sheets a través de Google Drive o directamente a su página principal, inicia sesión con tu correo electrónico para utilizar sus servicios. El día de hoy te hablaremos sobre una de las funciones más básicas en las hojas de cálculo para extraer información de una base de datos.

¿Cuál es la sintaxis que debe tener la función BDEXTRAER para aplicarla correctamente?

La función =BDEXTRAER en Google Sheets tiene la misma función que en su homólogo de Excel, es decir, extraer un valor único de un rango o matriz de celdas, que cumpla cierto criterio o condición que nosotros especifiquemos. Es una forma muy útil de obtener el ‘valor absoluto’ trabajando con Google Sheets también.

La sintaxis o “elemento” que compone esta función es la siguiente: =BDEXTRAER(base_de_datos, campo, criterios); en cada elemento de la fórmula se debe escoger la celda que corresponda a la sintaxis correspondiente o se puede escribir manualmente. El significado de cada término en la fórmula es:

• Base de datos: corresponde al rango de celdas que contienen todos los datos de tu registro, por lo tanto, hay que seleccionarlo desde el primer elemento, hasta el último, se obvian los encabezados.
• Campo: Muy parecida al anterior, pero solamente se escribirá el encabezado de la columna en la que se quiere extraer el dato; este debe escribirse entre comillas, aunque también puede escribir un número que represente la posición de la columna.
• Criterio: el último elemento de la fórmula corresponde a la condición que establecemos para que los datos puedan ser extraídos; puede tratarse de una única celda, así como un rango de estas.

¿Qué debo hacer para aplicar la función BDEXTRAER (DGET) en mi base de datos?

Lo primero que debes hacer es tener tus datos bien ordenados y organizados dentro de la hoja de cálculos de Google Sheets, el o los criterios los puedes tener aparte o justamente después o antes de los datos principales, pero igual deben estar bien organizados, para evitar errores por parte de Google Sheets.

Desde la aplicación móvil

En primer lugar, deberás tener descargada la app en tu teléfono móvil e igualmente, poseer una cuenta de Google para poder utilizarla. Obviando toda esta parte preliminar, cuando ya tengas los datos registrados, en una casilla cualquiera comienza a escribir la fórmula que sería =BDEXTRAER, esto abrirá y cerrará automáticamente los paréntesis y dentro de ellos escribirás la sintaxis mencionadas en el apartado anterior y en el mismo orden, separadas por punto y coma.

Tanto la base de datos, como el criterio, puedes seleccionar el rango tocando en una celda y arrastrando hasta que cubras los datos a extraer, con respecto al campo, puedes escribir manualmente o simplemente tocar en una celda. Hecho esto, presiona “Enter” en tu teléfono o en el símbolo de check y listo.

Con el sitio web oficial

Con respecto al sitio oficial se hace un poco más cómodo trabajar, tanto así que es hasta posible ocultar la cuadrícula dentro de Google Sheets. Una vez que ya tengas los datos ingresados, escribe en casilla cualquiera la fórmula =BDEXTRAER y abre paréntesis, escribes los mismos elementos, separados por punto y coma, cierra paréntesis y presiona “Enter” para mostrar el resultado.

¿Cómo verificar que la extracción de datos se realizó correctamente?

En dado caso de que la fórmula se haya hecho de forma correcta, en la celda en la que ejecutaste todo el proceso, aparecerá el resultado de este sin más. Por el contrario, si hubo algún error puede aparecer “####”, “#¡NUM!” o “#¡VALOR!”; de pasar esto, revisa todos los datos e ingrésalos nuevamente.

Prueba también a ejecutar la fórmula, pero en inglés, que sería =DGET, su sintaxis sería el mismo y en igual orden, también separados por punto y coma, presiona “Enter” para mostrar el resultado.

¿Qué otras funciones se pueden ejecutar dentro de las bases de datos de Google Sheets?

Existen otras fórmulas útiles, que sirven por ejemplo para vincular datos entre pestañas en Google Sheets, una forma de compartir datos; básicamente las fórmulas son las mismas que existen en Microsoft Excel y el modo de ejecutarlas son las mismas, escribes en casilla cualquiera, el signo igual “=” y a continuación la fórmula que vas a utilizar.

Hecho esto, abres el paréntesis y escribes los elementos, que van a variar dependiendo de la fórmula que uses, toda la sintaxis separada por punto y coma y cuando finalices, cierra el paréntesis. Al igual que en Excel, puedes usar fórmulas dentro de fórmulas y el método es el mismo; es importante que por cada fórmula abras y cierres sus paréntesis correspondientes.