¿Qué es y cuáles son los tipos y formatos de una orden de compra abierta y cerrada? - Ejemplos
Una orden de compra, es un documento que realizan los compradores de las empresas a los vendedores, para solicitar los diferentes productos que este necesita; en este se refleja toda la información necesaria, para que el proveedor pueda entender las condiciones acordadas y el lugar donde se tiene que entregar los productos.
Estos documentos, son de gran importancia para las empresas, ya que sin ellos, no se podrán recibir los productos necesarios para complacer a sus clientes, igualmente no se lograra establecer acuerdos con los proveedores. Para realizar este documento solo tendrás que seguir una serie de sencillos pasos.
Orden de compra abierta y cerrada
La orden de compra, se realiza como un documento original, el cual se envía al proveedor de los bienes y servicios deseados, además deberás tener una copia del mismo, y guardar muy bien estos documentos para prevenir cualquier incidente.
El orden de compra abierta, es aquella que dura, hasta que su emisor (el comprador) cancele; esto sucede cuando no sean marcado requisitos legales, en la compra y venta del producto o en las condiciones de ventas (como los precios) y así permanece, hasta que se cancele; esta le sirve al vendedor a preparar los pedidos y realizar la factura, en caso de que si, sea aceptado el pedido.
Por otro lado, está el orden de compra cerrado, el cual se trata de los artículos recibidos, que se especifican en la orden de compra y al hacerlos, ya esta puede cerrarse; únicamente si ya todo se ha cancelado y recibido de manera correcta, si desea comentar algo sobre la compra lo puedes hacer antes de que esta se cierre.
¿Cómo realizar una orden de compra?
Estos documentos, nos permiten avanzar de manera correcta en la empresa, porque ofrecen (bienes y servicios) que serán ofrecidos a los clientes; si estos empiezan a escasearse, se requiere con urgencia realizar una orden de compra, para que no te quedes sin productos debes mantener un sistema de control de inventario.
Debes tener en cuenta, que este es un documento de interés, que debe estar bien redactado y escrito con un lenguaje formal, asimismo los pasos para realizar el documento son: Enviar la solicitud , en esta se detallan lo que se quiere comprar y el propósito empresarial de dicha compra , y así obtener la autorización.
Después debes encontrar un proveedor, una vez que el departamento de compras aprueba la solicitud, este emite la orden de compra, para conseguir los datos del proveedor más convenientes para tu empresa.
Asimismo, se debe confirmar la orden, cuando el proveedor recibe la orden, verifica que pueda proveerla en el tiempo y aprueba mediante una plataforma de contratación, después se deberá proceder a la entrega, una vez entres en esta fase, solo se debe esperar por los productos que se ordenaron y verificar la cantidad cuando estos lleguen.
Contenido que debe tener el orden de la compra y su formato – Ejemplos
Los elementos básicos, que debe tener estos documentos son los siguientes: La información del comprador y del vendedor, nombre e identificación fiscal del comprador, datos de entrega y facturación, lugar y fecha de la emisión, las notas y observaciones (aquí describes los detalles de los productos).
También debes colocar, el precio fijado y la forma de pago, el tiempo en que se demorar la entrega y la firma autorizada. Además para realizar estos documentos, deberás utilizar Word, y si lo deseas utilizar alguna de sus plantillas, donde solo rellenaras los datos necesarios o puedes crearla tú mismo, donde primero indiques la información y después realices un cuadro (listado) donde se reflejen lo bienes y servicios que se necesitan.
Por ejemplo, lo puedes iniciar colocando el nombre del proveedor, en la siguiente línea el domicilio, el teléfono, en la siguiente línea el número la cantidad que necesitas, en el recuadro colocar la lista con cada uno de los artículos, a su lado el precio unitario y su precio total.
También puedes iniciar colocando el nombre de la compañía y su información, en el cuadro puedes colocar (cantidad, peso, descripción, precios) y crear abajo un recuadro donde este es sello y la firma.