¿Cuáles son las políticas y procedimientos del control de inventarios en una empresa?

Un inventario es la enumeración y descripción de todos los bienes en una empresa, con la finalidad de comercializar los productos. El control de inventarios tiene sus beneficios, ventajas y desventajas; pero  para que sea efectivo debemos definir sus políticas y procedimientos.

También se refiere, a la materia prima en existencia, para la creación de productos nuevos, intermedios o en proceso de ser terminados; los cuales, serán vendidos, en un período de tiempo establecido por dicha empresa, a los usuarios.

Pero entonces, ¿qué método utilizar para llevar un inventario?. Lo primero, es controlar tanto la salida como la entrada de los artículos que se encuentran en el depósito; se hace necesario establecer un registro de forma metódica para lograr el éxito.

Es ahí donde entra el control de inventario; es decir, llevar una relación de los tipos de artículos que salen más, o cuáles quedan estancados y se deben movilizar. Según el caso, podemos manejar el inventario con el método PEPS o UEPS.

¿Cuáles son los puntos a tomar en cuenta para un control de inventario?

Se deben tomar en cuenta algunos aspectos como ordenar los inventarios, por ejemplo por rangos de acuerdo a las ventas, también se debe definir la cantidad bien sea mínima o la cantidad máxima del producto que tiene la empresa, para vender y prevenir algún aumento de la demanda.

Igualmente, es importante establecer la frecuencia, para realizar el inventario, es decir si se va a ejecutar en forma diaria o inventario permanente, que aunque se haga con un software, es necesario también el físico para constatar rápidamente si falta alguna mercancía; o si es cada semana, mes, llamado inventario periódico.

¿Cuáles son las variables a considerar para poder diseñar una política de inventario?

Son varias las variables que se deben considerar para obtener nuestra planificación, por ejemplo los costos involucrados, sobre el lugar del depósito y del personal que labora en esta área, igualmente, los que se encargan de las compras y lo que implica los artículos perecederos, que después de vencidos no se pueden vender.

La calidad del servicio, es decir qué tanto ha cumplido la empresa con el servicio que se le, ha prestado a los clientes, así como, la perspectiva de estos últimos, en relación a lo que pueden esperar de la empresa.

Otra de las variables a considerar es el tiempo que tarda la reposición de los productos para que nuevamente estén disponibles, lo cual, depende del inventario, el momento de la compra, lo que tarde el distribuidor en despachar; así como lo que tarde el transporte en llegar y finalmente incorporarlo al sistema.

También la condición natural del producto, es decir, sus limitaciones en cuanto a reparación, si duran poco tiempo y si se pueden consumir: igualmente tomar en cuenta la demanda del artículo, para realizar los futuros pedidos.

Debemos conocer las limitaciones por parte del distribuidor, es decir las condiciones establecidas previamente al pedido. Por último, es recomendable conocer la diferencia entre el inventario absoluto y el inventario neto, para evitar posibles pérdidas en la contabilidad de la empresa.

 Políticas y procedimientos del control de inventarios en una empresa

• La política del valúo del inventario, incluye tres métodos, el FIFO que dice que el inventario que primero entró, debe salir, luego el LIFO que es contrario al FIFO y el de la media ponderada donde calculan los costos, cada nueva compra.
• Llevar la contabilidad del inventario, es decir actualizar el mismo, el cual puede ser periódico, una vez  al mes, a los tres meses o anual; mientras que el perpetuo en cada compra o venta.
• Se debe llevar también un cálculo físico del inventario, lo más común es realizar el conteo diariamente o semanalmente de un grupo de mercancía, lo cual, evita a futuro fraudes o robos.

Podemos concluir entonces, que llevar un control de inventarios de una empresa, requiere de tomar en cuenta ciertos aspectos y variables, las cuales, te van a facilitar dicho procedimiento; sin la pérdida de tiempo innecesario.