Cómo realizar una lista de verificación para una auditoría del proceso de compras
La verificación para una auditoría en los procesos de compras no son difíciles, mientras los auditores se mantengan dentro de las normas para tales procesos. Hay que tener presente que esta auditoría resulta en una alta efectividad de operación y eficiencia en cuanto a costos.
La verificación tiene la base en una lista de importancia relevante en las normas de calidad ISO 9000. Las cuales se refieren a la reducción de costos y prevención de riesgos. Mejorando las funciones de cada empresa.
Pasos para realizar la verificación en los procesos de compra con una lista
Lo primero que debes hacer antes de pensar en hacer una lista de verificación, es identificar que parámetros, reglamentos, normativas o manuales de normas y procedimientos deben cumplirse para poder juzgar que un proceso se hizo bien o no.
Posteriormente, abrirás un documento en excel y con 4 columnas como mínimo. En la primera columna harás referencia a la parte del proceso que estás revisando, en la segunda, la normativa que regula esa parte del proceso que estas revisando.
En la tercera columna, pondrás un check list, donde colocarás si el proceso que estás revisando cumple o no con la normativa. Ahora bien para decidir si un proceso cumple o no la normativa, debes contar con la evidencia de que efectivamente está bien o no.
Finalmente, en la cuarta columna colocarás la sección de comentarios adicionales; en ella expondrás la ubicación exacta de la evidencia o el registro que demuestra la inconformidad con la norma que encontraste.
Una vez hayas finalizado el proceso de revisión, realizar un informe que explique las anomalías encontradas en dicha verificación, que incluya las notas detalladas de los errores y las sugerencias y pasos a seguir para su corrección. Monitorear regularmente que las acciones en dicha verificación se cumplan a cabalidad satisfactoriamente.
Desarrollar un programa para el personal que interviene en las adquisiciones, los cuales deben conocer las normativas y saber aplicarlas. Con acciones como estas, estarás contribuyendo a que se minimicen los errores y desviaciones durante el proceso.
La lista de verificación ¿Que debe incluir?
La lista de verificación debe incluir los datos de la unidad administrativa, la cantidad de personal, la muestra de registros de procesos realizados, los datos del equipo auditor y el objetivo de la auditoría.
Otro punto importante es que es personal de compras conozca la importancia del departamento de compras y suministros de una empresa y que acatar las normas y políticas de la empresa trae beneficios para todos.
Las Acciones correctivas deben presentar los posibles errores o problemas, como prevenirlos y de qué manera resolverlos. Los resultados deben mostrar el producto final de la verificación, para definir el constante diario y el futuro referencial de los acuerdos decididos.
Los proveedores deben estar registrados y sujetos a las normas de compra y venta establecidas en la Ley. Deben tener las autorizaciones para manufacturar los productos que promocionan a las empresas.
Podría colocarse y mencionarse los riesgos que deben evitarse durante el proceso de compras, también hacer mención de la calidad de los productos, las ofertas de promoción, el tiempo puntual al recibir las adquisiciones entre otras cosas.
Identificar que los procesos de verificación en las compras no sean vulnerables ni falsificados, ya que esto mitigaría los resultados finales. Estos afectarían en grandes proporciones los productos adquiridos por los entes que han solicitado dichas compras.
Ejemplo para realizar una lista de verificación
Los auditores deben plantearse los parámetros a realizar, tomas de las órdenes de servicio, promoción de los productos ofertados, periodos de tiempo desde la solicitud hasta la entrega. Deben de tener en cuenta la distancia de la empresa que provee el producto hasta el lugar donde es solicitado.
Verificar si los productos ofertados y los recibidos son los mismos, que cumplan con los requerimientos presentados en los acuerdos escritos, referentes a la promoción de los catálogos de compras.
Para confirmar una auditoría en el proceso de compra se debe revisar en el Sistema de Gestión de Calidad. Por lo tanto se sugiere confirmar las legislaciones vigentes para las auditorías. Estas normativas suministrarán las bases para una verificación sistemática y completa.