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Cómo elegir un destino para guardar las respuestas de un formulario de Google Drive

4 febrero 2021

Siempre que vamos a realizar una consulta a un gran grupo de personas, es necesario utilizar una aplicación que nos permita esta accesibilidad. Es por ello, que de las aplicaciones de Google, la la primera opción que se nos vienen a la cabeza es la del formulario de Google.

Pues bien, estos formularios nos ofrecen muchas posibilidades para personalizar los campos donde se ingresa la información. Del mismo, no se requiere tener habilidades de programación web; pues estos formularios de Google se configuran de manera gráfica sin la necesidad de utilizar líneas de código. 

Si bien,esta herramienta tiene la posibilidad de almacenar la información obtenida en Drive. Otro punto a favor para este almacenamiento de Google que nos sirve incluso para alojar páginas web. Es por ello, que hoy te vamos a explicar cómo saber el destino de la información enviada por el formulario y cómo puedes elegir el destino para guardar las respuesta. 

¿En qué formato se guardan las respuestas de un formulario de Google?

El formato para almacenar las respuestas de un formulario Google es el mismo de una hoja cálculo. Asimismo, esta aplicación de Google puede ser utilizada para gestionar el archivo que contenga dichas respuestas y puede ser consultado y editado con total libertad.

persona enviando un formulario de google

Además, esta extensión de archivos permite su acceso por aplicaciones de terceros. Incluyendo aquellas aplicaciones de código abierto y las de uso por licencia. Lo cual hace que sea una muy buena para exportar la información.

¿Cómo compartir las respuestas de un formulario de Google?

No todos los proyectos que vayamos a realizar con formularios de Google tienen que ser de un solo colaborador. Puede que necesites compartir las carpetas de Drive o bien, el formulario de Google.

Si lo que necesitas es compartir las respuestas del formulario quecabas de crear con la aplicación de formularios de Google, entonces ten en cuenta que para ello necesitas el correo de esa persona o tenerlo agregado a tu lista de contactos. 

De este modo, vas a ingresar a la aplicación de Formulario de Google. Luego, buscas los tres puntos en la parte superior de la ventana para obtener más opciones sobre el formulario y oprimimos en la opción de añadir colaboradores.

Aquí es necesario presionar la opción de invitar personas. Ahora bien, será necesario que ingresemos el correo o el nombre de la personas que vaya a colaborar en el formulario de Google. 

Pues bien, así esta otra persona tendrá el mismo acceso que nosotros. Por lo tanto, a parte de acceder a la información, también pueden editar y personalizar el formulario para gestionar los campos de entradas y las opciones disponibles. Todos estos cambios serán guardados y las personas que accedan al formulario podrán ver estos cambios realizados de manera inmediata.

Cómo elegir un destino para guardar las respuestas de un formulario de Google Drive

Cuando creamos un formulario de Google nuevo, las respuestas no se almacenan fuera de la misma aplicación. Sin embargo, contamos con la opción de cambiar el destino de estas respuestas.

personas compartiendo respuestas de un formulario de google

Para ello, lo primero que debemos hacer es entrar el formulario que hayamos creado. Luego, oprimimos la opción de Respuestas y seguidamente oprimimos la opción de Cambiar destino de las respuestas. Aquí nos pedirá exportar las respuestas obtenidas en el formulario a un archivo en formato hoja de cálculo en nuestro Drive. La ubicación por defectos será en la carpeta principal de Drive.

Por otro lado, si queremos guardar las respuestas en una ubicación diferente a la carpeta principal, entonces debemos seleccionar una hoja de cálculo ya creada. Para ello, tenemos que volver a realizar los pasos explicados en el párrafo anterior.

Sin embargo, el detalle está cuando tengamos que poner el nombre de la nueva hoja de cálculo, oprimimos la opción de abajo que dice Nueva hoja en una hoja de cálculo existente. Así, nos queda buscar la ubicación de esta hoja de cálculo y seleccionarla.

Ahora ya tendremos seleccionada nuestra nueva ubicación en Drive para las respuestas de un formulario de Google. Esta dirección se puede cambiar todas las veces que consideremos necesario.