¿Qué es el procesamiento de datos contables y cuáles son los tipos? Ejemplos con pasos
Ya en este punto todos conocen la importancia de las hojas de balance en la apertura de un negocio. Aun así, usualmente surgen dudas como por ejemplo qué es el procesamiento de datos contables y cuáles son los tipos, algo que responderemos a continuación.
Procesamiento de datos contables
El procesamiento de datos contables, se refiere al análisis, manipulación y manejo de toda la información contable de una empresa. En otras palabras, se refiere específicamente a la contabilidad que se desarrolla en la empresa, algo de gran importancia en el análisis financiero en una empresa.
Es un tema extenso que se relaciona intrínsecamente con los modelos operacionales de las empresas. De hecho, podría decirse que es uno de los pilares que ayudarán al correcto desarrollo de una empresa. Definitivamente sin un correcto procesamiento de datos contables, las operaciones no podrán llevarse cabo de manera correcta.
Procesamiento manual de datos contables
Podría decirse que la manera para procesar los datos más primitiva, es el procesamiento manual. En cualquier caso, esto no conlleva que sea ineficiente, de hecho, muchas empresas pequeñas se manejan de esta manera. Este tipo de manejo se refiere específicamente a la manipulación física de los recursos contables.
En este tipo de procesamiento de datos contables, se usan informes físicos como balances, que son los que ayudan a observar el desenvolvimiento financiero de la empresa. Se le llama manual, pues específicamente se realiza a mano y a través de componentes físicos. En otras palabras, los libros y demás aspectos tienen su sustento en diversos papeleos.
Procesamiento automático de datos contables
Por otra parte, el término procesamiento automático se refiere a todas aquellas técnicas que hacen uso de equipos específicos. De cualquier modo, el procesamiento automático de datos no debe ser confundido con el procesamiento electrónico. Un ejemplo claro de procesamiento automático de datos, fueron las clásicas tarjetas perforadas y otros componentes que automatizan servicios.
Procesamiento electrónico de datos contables
Posiblemente sea el que más represente la realidad actual en el mundo financiero. Podría decirse que es la nueva modalidad de procesamiento automático, pero se usa el término electrónico, puesto que hace uso de elementos más modernos. Específicamente, el uso de ordenadores es el principal protagonista en el procesamiento de datos contables en esta modalidad.
El procesamiento electrónico de datos conlleva manejar la información financiera de las empresas a través de sistemas informáticos. Ha demostrado ser un sistema más eficiente y en muchas ocasiones más económico. En cualquier caso, muchas naciones aún requieren de recursos físicos, libros de balance y otros tantos documentos.
Cuáles son los pasos para el procesamiento de datos contables
Cada sistema contable presenta diferencias, de hecho, cada nación maneja sus propios estatutos. De cualquier modo, podemos desengrosar ciertos aspectos que están presentes en el procesamiento de datos contables de la mayoría de entidades.
Análisis
En primer lugar, deben establecerse los criterios contables de la empresa, para esto usualmente se requiere de la ayuda de un contador. Este analizará todos los aspectos necesarios a nivel contable que debe poseer la empresa. Sin dudas la importancia de la información contable para tomar decisiones es relevante, pero también para llevar todo en orden.
Dependiendo de la naturaleza de la empresa y de la nación en la que se esté, esto variará. En otras palabras, el procesamiento de datos contables está atado a la legalidad. Pero el análisis es imprescindible para el desarrollo posterior.
Elementos empleados
Como antes señalábamos, existen diversas maneras para desarrollar procesamiento de datos contables. Por ello debe analizarse si se emplearán procedimientos manuales o electrónicos. Nuevamente, su uso también muchas veces está atado a la legalidad y a las exigencias por parte del fisco o Entidad que lleva control en la nación
Componentes físicos
Muchas naciones requieren de informes físicos con el propósito de analizar los movimientos financieros. Estos usualmente representan un resumen de los movimientos de dinero que se dan en una empresa. Aquí encontramos diversos recursos dependiendo de las exigencias establecidas.
No tener un control físico es uno de los tantos problemas de contabilidad y financieros en las empresas. Para no incurrir en la ilegalidad, debe informarse al respecto antes.