¿Cuáles son las características y cualidades de las cartas comerciales eficaces?
Las cartas comerciales son mensajes que las empresas envían a un cliente, proveedor o entidad para abordar temas de negocios. Estas representan un arma importante con la que los empresarios pueden ofrecer productos y servicios, así como plantear proyectos comerciales.
Este tipo de comunicaciones utilizan un lenguaje correcto y convencional para persuadir al remitente de realizar una determinada acción. Además, existen diferentes tipos de cartas comerciales dependiendo del tipo de actividad: compraventa, reclamación, ofertas, solicitud de información y publicidad.
¿Cuáles son los beneficios de las cartas comerciales?
Las cartas comerciales permiten abordar temas de negocios y es muy útil en las empresas, a continuación te mostramos los beneficios:
- Brindar la presentación comercial de la empresa.
- Solicitar información a clientes o proveedores.
- Presentar agradecimientos, quejas o reclamos.
- Informar acerca de las promociones o productos nuevos.
- Organizar reuniones o eventos comerciales.
- Plantear alianzas comerciales o el desarrollo de nuevos proyectos.
- Enviar comprobantes de pago y facturas.
- Ofrecer respuestas a dudas planteadas por clientes o entidades.
- Enviar listados con precios.
¿Qué características y cualidades debe tener una carta comercial eficaz?
- Presenta información completa: La carta debe contener todos los elementos que el emisor desea transmitir y que permitan una respuesta favorable del receptor. Son necesarios: dirección del remitente y destinatario, referencias, fecha de emisión, saludo, el cuerpo y un cierre. Ignorar algun elemento podría causar malentendidos.
- Brevedad: Las ideas deben ser transmitidas con frases cortas y con sentido, para no presentar un número excesivo de palabras. Además, hay que evitar el uso de palabras muy complejas y abreviaturas que puedan hacer difícil la comprensión del mensaje. Los términos sencillos aumentan la claridad de la carta y facilitan su interpretación. En caso de que existan dudas acerca del uso de una palabra se debe acudir al diccionario.
- Concisión: Los puntos debe ser abordados de forma directa sin salirse del tema central de la carta. La intención es que el destinatario capte el mensaje en el menor tiempo posible, evitando tocar aspectos innecesarios o redundantes. Las oraciones pueden ser cortas o largas, pero siempre deberán ser claras, evitando expresiones que no vengan al caso.
- División del cuerpo: Por lo general las cartas comerciales presentan 3 párrafos en su cuerpo. El primer párrafo consiste en una introducción donde se expresan ideas principales o algún tipo de información preliminar importante. El segundo, es la base de la carta donde se desarrollan los aspectos relevantes y se puntualizan detalles. Finalmente, en el último tercio del cuerpo se cierra el mensaje reiterando la petición objeto de la carta.
- Tono: Personal, como si se estuviese hablando con el destinatario cara a cara. Además, es necesario el uso de expresiones amables y de buena voluntad para crear un entorno cordial. Sin embargo, hay que mantener límites para así evitar enviar una imagen de falsa adulación.
- Ortografía: Debe ser impecable, evitando borrones o manchas en el caso de cartas escritas a mano. Una mala ortografía indica falta de preparación y poco conocimiento del idioma, creando una imagen negativa del remitente.
- Si la carta tiene como finalidad vender un producto o servicio, debe centrarse en los beneficios para el destinatario. Las características del producto pasan a un segundo plano, lo importante es indicarle al receptor qué gana al adquirirlo.
- Estética: Limpia, atractiva y elegante. La redacción es importante, pero también hay que buscar captar una buena impresión visual a través de una presentación impecable. El estilo del cuerpo depende del escritor, pudiéndose redactar en bloque o con el uso de sangría de párrafo.
- Sintaxis: Las ideas expresadas deben estar completamente conectadas para que la carta tenga sentido. Es importante el uso adecuado de conectores a fin de evitar que el mensaje se entienda erróneamente.
- Aspecto psicológico: El redactor debe adaptar la carta a la personalidad y carácter del destinatario. Por ello, es importante conocer a los clientes y proveedores con los que se relaciona la empresa. Al tomar en cuenta las características del receptor, aumentamos la probabilidad de recibir respuesta.
- Corrección: Una carta eficaz es aquella que es enviada al lugar y persona indicada. Es importante que luego de redactar se revise la dirección del destinatario a fin de evitar malentendidos. También, se deben revisar la redacción para corregir cualquier error ortográfico.