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Cómo usar macros para importar nombres de archivos a Excel fácilmente

23 agosto 2020
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La tarea de importar los nombres de archivos a Excel puede nacer de la idea de transcribir la cantidad de elementos que formen parte de una carpeta. Aunque para ciertas personas carece de sentido importar este tipo de información dentro de Excel. La verdad es que a veces resulta necesario dentro del ámbito laboral.

Un claro ejemplo de ello es una empresa de administración y contaduría. Cuya computadora contiene una carpeta repleta de archivos, donde cada uno pertenece al seguimiento financiero que se realiza a cada cliente.

Si por algún motivo la empresa solicita un respaldo de todos los clientes a quienes les ofrece servicio, con este método se podrá crear una lista automáticamente.

Importar los nombres de archivos a Excel a través de macros

Aplicar la tarea de importación de archivos puede facilitarle a cualquier personas pasar horas frente a un computador, transcribiendo el nombre de cada uno de los archivos. El paquete Office cuenta con una herramienta muy útil denominada “Macros”. Dichas macros, pueden ser desarrolladas por ti mismo, solo necesitas descubrir lo fácil que es crear macros.

Estas macros se encargan de ejecutar una secuencia de acciones  (conocidas también como algoritmos) dentro del programa. Para evitar que el usuario realice ciertos procedimientos manuales y pueda automatizar su trabajo de manera más eficiente.

Creación y definición de macros para importar los nombres de archivos a Excel

Al igual que cualquier otro lenguaje, consiste en una serie de comandos que son reconocidos dentro del sistema para realizar una tarea en específico, determinando la acción a realizar.

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Para crearla, se pulsa sobre el botón de “Macros”, que puedes ubicar en la barra de herramientas de Excel. Luego de ello es posible iniciar un nuevo módulo y así comenzar a desarrollarla.

Tanto el inicio como el final de la acción es determinada como una subrutina. La cual puede tomar cualquier nombre que desees, pero recordando que debe ser abierto conSub”.

Establecer las variables dentro del código

Las variables no son más que nombres que caracterizarán un dato, acción o valor en específico. Puedes denominar y definir variables de la manera que mejor desees. Siendo este el primer paso de importar los nombres de archivos a Excel, por lo que para fines explicativos los denominaremos como “Carpeta”, “Archivo” y “Conteo”.

El primero se encargará de almacenar la información la ruta donde se encuentra la carpeta en cuestión. El segundo el nombre de los archivos y el último la secuencia de ocupar en cada celda los nombres, hasta formar una lista. Dentro del código, esto será logrado designando a los dos primeros valores “As String”, y el tercero como “Integer”.

Definir la ruta de la carpeta

Debido a las funciones de la primera variable, resulta necesario solicitarles a los usuarios la dirección donde se almacena la carpeta. Esto se logra a través de “InputBox”.

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Este mismo comando establece la validación de información, para que el sistema actúe de forma específica dependiendo de la situación: cerrar el procedimiento si la carpeta está vacía o validar la cadena de texto que se formará con los nombres.

Ejecución de la función de conteo

Esta variable se encargará de hacer la lectura de la carpeta a través de “Dir”, traduciéndolo automáticamente en los nombres de cada uno de los archivos. El cual continuará avanzando dentro de la fila hasta completar todo el contenido.

Al terminar de importar los nombres de archivo a Excel, la hoja de cálculo se transforma automáticamente en una especie de fila. Cuyas celdas conforman una lista con los nombres de los contenidos de la carpeta.

En la actualidad, la agilidad para crear este estilo de contenidos sirve de forma garantizada dentro de cualquier ámbito, incluso para generar una simple base de datos incluso importando datos de Excel a una base de datos de OpenOffice, respecto a lo almacenado en un computador, con el fin de poseer un registro.

Asimismo, su eficiencia y operatividad les permite a diversos usuarios ahorrarse un significativo tiempo de transcripción, y para evitar posibles perdidas de datos siempre es recomendable aprender a activar el autoguadado de nuestros poyectos.