¿Cuáles son las responsabilidades y funciones de una recepcionista de hotel?
La industria de la hotelería es una de las más exitosas, y parte de ese éxito depende la calidad de los trabajadores de los hoteles, en concreto de los recepcionistas. El papel de este llega a ser tan importante, que de este depende que las personas se quieran hospedar en el hotel, pues a quien primero se encuentran los clientes en el hotel es a los recepcionistas.
Si deseas saber más sobre este empleo, sus responsabilidades y funciones, quédate con nosotros y lee el tema ¿Cuáles son las responsabilidades y funciones de una recepcionista de hotel?
¿Cuáles son las responsabilidades y funciones de un recepcionista de hotel?
Recepción de los huéspedes
La palabra "recepcionista" deja claro una de las funciones más importantes: la principal responsabilidad es recibir cordialmente a los clientes, darles una amable bienvenida al hotel y ponerlos al corriente sobre todo lo relacionado con su estancia, teniendo en cuenta que son el primer punto de encuentro del cliente con el hotel.
Hacer check-in y check-out (recibir y despedir) a los clientes
Esta tarea realizada por los recepcionistas no es más que realizar el registro de entrada y salida de los huéspedes del hotel para el que trabaja. También el recepcionista del hotel tiene la responsabilidad de comprobar la identidad y documentación de los clientes, además de colocarlo en la base de datos del hotel antes de darles las llaves de su habitación.
Darles a los clientes información acerca del hotel
Para brindarle una experiencia cómoda y tranquila a los huéspedes ofreciéndose información precisa sobre las instalaciones del hotel, funcionamientos y servicios, además de en la medida de lo posible brindarles información turística.
Esto se debe a que como parte la publicidad y marketing en el sector turismo, muchos hoteles suele crear excursiones, guías turísticas y similares, por lo que el recepcionista debe notificar de esto a los clientes por si están interesados.
Atención al cliente y servicios extra/especiales
Esta es otra de las funciones más comunes y principales de un recepcionista y se basa en darle mucha importancia a la atención al cliente y a sus preferencias y necesidades, es decir, atender sus pedidos. Otro trabajo de los recepcionistas es el encargarse de los servicios especiales pedidos por los huéspedes, como por ejemplo una cena especial, camas extras, guardar maletas, etc.
El recepcionista debe notificar a los clientes la posibilidad de acceder a servicios especiales en el momento es que les esté haciendo check-in, para asegurarse de satisfacer todos los pedidos lo antes posible, para que así elijan el hotel antes que rentar una casa o departamento para quedarse.
También el recepcionista tiene la responsabilidad de atender las llamadas telefónicas y correos electrónicos enviados al hotel, e inclusive debe mantener al día la información contenida en las redes sociales corporativas del hotel.
Más de las funciones y responsabilidades de los recepcionistas hoteleros
Atender las quejas, conflictos e incidentes
A pesar de que los rasgos de personalidad influyen en el desempeño de los empleados, un recepcionista de hotel debe ser paciente y empático al tratar con los clientes, en especial cuando surgen problemas. El recepcionista debe ser totalmente capaz de resolver en la inmediatez y con efectividad cualquier tipo de preguntas, reclamos, inconvenientes, etc.
Además, el recepcionista debe tener listo un libro de reclamos, sugerencias y recomendaciones en caso de que algún cliente lo solicite en un momento determinado. Un buen recepcionista jamás se comporta insolentemente si no que más bien se comporta amablemente aunque los clientes estén malhumorados, para así evitar conflictos y problemas de percepción y de otro tipo.
Controlar la seguridad del hotel
Generalmente en los hoteles pequeños, el recepcionista es también el encargado del departamento de vigilancia, dándole especial relevancia a constantemente monitorear la pantalla de las cámaras de vigilancia. Además, debe tener cierto control sobre quienes salen y entran del hotel, y también de los clientes que se hospedan en las instalaciones del hotel.
Gestión de gastos
En última instancia, cuando el huésped termina su estadía en el hotel, además de hacerle check-out, el recepcionista debe preparar la factura para el cliente, además de los cargos de otras habitaciones, realizar recuento de la caja recaudada y finalmente dispensarle esto al director del hotel.