¿Cuál es el procedimiento de control interno del efectivo y de las cuentas por cobrar?
Cuando se trata de tomar las riendas de un negocio o comercio, es necesario considerar o llevar a cabo una serie de pasos, el cual en principio no solo busca mantener el orden; además, puede minimizar o evitar robos, por ello es imprescindible tener un control interno de efectivo y cuentas por cobrar.
En este sentido, cumplir el procedimiento para llevar un control interno, bien sea del efectivo o de las cuentas por cobrar, facilitará el proceso y además evitará inconvenientes a futuro en cuanto a pérdidas o extravíos; asimismo, como empresa o comercio evadirá llegar en un determinado momento a la quiebra.
Aunque es muy seguro que también te podría interesar el procedimiento de control interno en fideicomisos, en este caso solo vamos a mencionar las del efectivo y de las cuentas por cobrar, detallando en cada área cuál es la forma correcta de realizarlo, alcanzando los objetivos planteados dentro de la empresa.
Procedimientos del control interno del efectivo
En principio es relevante mencionar que en todo procedimiento se requiere contar con una serie de pasos o formas, que el único fin es el de resguardar la liquidez que posee la empresa; ya que con el efectivo se realizan en línea general todos los pagos, como por ejemplo nómina, proveedores, pago de equipos, entre otros.
Conciliación bancaria
Esto se hace con la intención de comparar el saldo de caja de los registros con los de las cuentas bancarias, ajustando desde luego las transacciones que aún no están registradas; asimismo en caso de no coincidir los montos, el contador debe buscar para determinar la razón de la discrepancia.
Por supuesto, para tener buen control interno debes contar con buenas políticas contables, debido a que llevando a cabo este procedimiento, el contador podrá al investigar determinar si la diferencia entre los saldos ajustados ocurre bien sea por un error que debe ser corregido o por fraude, que de ser el caso es necesario procesarlo.
Caja Chica
Ya que existen pagos que son muy pequeños para realizarlos mediante cheque, la empresa hace la apertura de un fondo designando a un custodio; además de establecer el proceso de reposición, fechas, formatos, como también que se puede y que no cancelar por medio de la caja chica.
Depósitos todos los días
Es necesario que las empresas o negocios que manejen una gran cantidad de efectivo estimen realizar depósitos diariamente; esto con la intención de disminuir o minimizar los errores. En este sentido al establecer un monto máximo, el excedente se llevará al banco.
Utilizar cheques
Mediante el departamento de cuentas por pagar se verifican las facturas y se pagan utilizando cheques, procedimiento necesario para llevar un registro el cual permita auditar y verificar movimientos. Ya que con este instrumento se puede ver el nombre del proveedor, número de la factura y el monto cancelado.
El control interno de efectivo es necesario para salvaguardar una empresa, ya que este dinero se encuentra básicamente entre las cuentas bancarias y la caja; asimismo, el procedimiento contempla dividir el trabajo, asignar responsabilidad, delegar autoridad e identificar el personal de confianza.
Procedimientos de control interno para las cuentas por cobrar
Al saber o conocer la importancia de la información contable podrás prever a tiempo diversos problemas, dentro de los cuales están las cuentas por cobrar y su control interno; básicamente es necesario resaltar el hecho de que son deudas que la empresa está en el deber de reclamar. Para ello debes controlar la creación de factura, notas de crédito, pagos o recuperación de la deuda
Por otra parte, tendrás las cuentas incobrables donde podrás generar informes que detallen los ejercicios contables puedes observar en el balance general las cuentas por cobrar, específicamente en el haber; debido a que al cobrarlas van a pasar a formar parte del efectivo que dispone la organización.
Como consecuencia, si dentro del procedimiento de cuentas por cobrar se establece verificar periódicamente el estatus de cada una, no solo se puede recuperar la deuda oportunamente; además de ser necesario se harán los cambios pertinentes en el departamento de cobranza.
De hecho al observar un gran número de cuentas incobrables, lo correcto es revisar el proceso de cobranza para verificar si se está cumpliendo; y de ser así, realizar las modificaciones necesarias con el único de fin de recibir los pagos según la fecha estipulada.