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Cómo hacer o crear una referencia dinámica en Excel fácilmente

18 noviembre 2020

A través de nuestros tutoriales te hemos mostrado cómo trabajar con las herramientas de Microsoft Office, entre ellas la poderosa Excel. Esta vez, para enriquecer tus conocimientos, te enseñaremos cómo hacer una referencia dinámica en Excel fácilmente.

Las hojas de cálculo en Excel, cuentan con funciones que son clave a la hora de sacarles mejor provecho. Entre ellas se encuentran tanto las fórmulas como la referencia dinámica. De ellas te hablaremos a continuación.

Herramientas multifuncionales en Excel

Las hojas de cálculo pueden contener datos o información de distinta naturaleza; las cuales los usuarios tal vez deseen actualizar constantemente. Para tal fin surgen las fórmulas y la referencia dinámica; por ello se hace necesario dominar las funciones de estas herramientas multifuncionales.

Las fórmulas

A través de las fórmulas podrás realizar operaciones matemáticas de diversa índole; te servirán para: crear bases de datos, calcular presupuestos, llevar una relación de ingresos y egresos, calcular costos, e incluso crear gráficos estadísticos. 

La referencia dinámica

La referencia dinámica representa una función con la que es posible fusionar los libros en Excel; lo que para el sector empresarial podría hacerse bastante complejo.

Por eso, a través de esta función, puedes visualizar los resultados específicos de una hoja de cálculo u otro libro. Así, la información podrás actualizarla oportunamente.

Pasos para crear una referencia dinámica en Excel fácilmente

Existen distintos métodos para obtener información de una hoja a otra, o de un libro a otro al instante; incluso al dividir una hoja de Excel en uno o varios archivos en función de una columna

Sin embargo, en esta ocasión te enseñaremos dos alternativas para crear una referencia dinámica paso a paso, las cuales son Lista desplegable y la función INDIRECTO:

Lista Desplegable

Es el primer paso que te recomendamos realizar. Esta lista es la que facilitará la búsqueda y acceso a la información requerida de manera más sistematizada. La creas con el comando Validación de datos, el cual encuentras en la pestaña Datos de la barra de herramientas.

validacion de datos en excel

Ejemplo de lista desplegable

Si por ejemplo posees una tienda, donde cuentas con diferentes hojas que representan cada una de las categorías: utensilios de cocina, o artículos de oficina, entre otros. Si los datos que deseas sintetizar se encuentran en otra hoja, entonces:

Dirígete a una hoja nueva, donde podrás crear un nuevo formulario e ingresar los datos. Selecciona un rango con la información que desees. Colócale un nombre por columna, por ejemplo «Mercancía», y copia los datos.

lista desplegable en excel

Selecciona la opción lista desplegable

Ve a la hoja donde deseas extraer los datos, en la opción Criterio de validación selecciona la opción Lista; ve a configuración. Ahora incluye el rango que desees abarcar en tu lista desplegable, que también coincida con la cantidad de celdas seleccionadas. 

Ahora ve a la opción Origen y pulsa la tecla F3; en la ventana Pegar nombre selecciona el nombre que creaste y pulsa Aceptar. Cuando pulses en el triángulo aparecerá el nombre de las categorías con el mismo rango seleccionado previamente.

Función INDIRECTO

Por medio de la función INDIRECTO, obtendrás los resultados deseados en un mismo lugar, visualizando los datos que contenga un rango de celdas específico. Sólo debes insertar el comando en la función que desees obtener.

Ejemplo para aplicar la función INDIRECTO

Supongamos que ya cuentas con la lista desplegable de la columna llamada Mercancía, y debes ubicar el total vendido en una categoría. La información se encuentra en otra hoja llamada “utensilios de cocina”, entonces en este caso:

Cuando te posicionas sobre esa categoría verás la letra de la columna y el número de fila; luego aparecerá la función asociada a esta celda. Por ejemplo: (utensilios de cocina!B:B) en la columna B.

Coloca la función INDIRECTO

Sustituye el nombre de esta categoría por «INDIRECTO» (que en otros casos podría ser otro nombre) en la función que te mostrará para esa columna: =SUMA(INDIRECTO(A10&»!B:B»)).

Como pudiste ver, crear o hacer una referencia dinámica en Excel es un proceso detallado, pero no es complicado cuando se tienen claro los pasos. Recordándote además que a través de la práctica podrás hacerlo cada vez mejor. No olvides dejarnos tu comentario sobre este post y compartirlo con tus amigos.