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Cómo gestionar y configurar mi correo corporativo o de empresa con Gmail

25 enero 2021

Si estás comenzando a crear tu empresa o se encuentra en crecimiento, necesitarás crear un correo corporativo con Gmail. Esto permitirá tener un mayor orden de los procesos empresariales que se lleven.

Sin importar el tipo de empresa que tengas, usar Gmail se vuelve de las principales herramientas a las que deberás recurrir. La activación de un correo corporativo es distinta a tener una cuenta común.

Para poder saber más sobre ello, puedes seguir leyendo y tener en cuenta los pasos a seguir para que tengas un resultado efectivo.

Gestión de un correo corporativo con Gmail

El uso de los correos corporativos con Gmail se hace a través de Google Workspace. Al ingresar a esta plataforma y se verifique la propiedad de la empresa, se puede empezar a usar la dirección del correo electrónico.

Para comenzar el proceso de uso corporativo, se deben tener en cuenta los siguientes pasos de manejo y configuración de Gmail:

  • Crear cuentas de usuario

Todos los usuarios de la empresa que vayan a usar Gmail deben tener una cuenta en Google Workspace. Estas cuentas proporcionan a los usuarios un nombre y contraseña para iniciar sesión, así como la dirección de correo de la empresa.

  • Configurar los registros MX

Esto es para redirigir el correo electrónico a los servidores de Google, redirigiendo los registros de la empresa. Esto se debe hacer luego de crear las cuentas de usuario de quienes utilicen el correo Gmail de la empresa.

En caso de implementar Gmail en paralelo al servicio de correo electrónico habitual, se recomienda consultar las opciones avanzadas de entrega de correo electrónico.

  • Importar correos electrónicos a Google Workspace

Esta etapa ayuda a descubrir cómo importar los correos de tus usuarios desde tu antiguo sistema de correo a Google Workspace. Así, comenzarán a notarse los nuevos cambios y las herramientas necesarias para un correo empresarial.

correos electronicos

  • Autorizar a los remitentes con SPF

Se deben añadir registros SPF a la configuración de DNS de la empresa para asegurar que no puedan falsificarse mensajes. Estos en base a los mensajes empresariales, evitando confundir los mensajes de la empresa con spam.

De no hacer esto, los mensajes que envíen los usuarios desde Gmail, podrían terminar en la carpeta spam para siempre.

  • Evitar spoofing, phishing y spam

Además de añadir los registros anteriormente expuestos, se recomiendan otras protecciones. Estás son específicas de Gmail y se podrán realizar como recomendación en el proceso de la creación del correo corporativo.

  • Añadir otros nombres de la empresa

Si se tienen varios nombres de la empresa, se pueden añadir a la cuenta de correo corporativo. Así, los usuarios pueden tener una dirección de correo en una o varias denominaciones.

  • Personalizar la dirección web de Gmail

Este paso permitirá que los usuarios accedan a su página de Gmail directamente con la dirección de correo que tiene la empresa.

  • Configurar la experiencia integrada de Gmail en la organización

Con esto se permite que los usuarios accedan a los mensajes de correo electrónico, chat y videollamadas desde Gmail. Incluso, los clientes de la empresa podrán enviar y recibir mensajes desde otras cuentas, estableciendo una comunicación corporativa.

varias cuentas de correo

  • Personalizar más opciones de empresa en las cuentas de los usuarios

Estas opciones pueden ser de personalización, acceso sin conexión, confirmaciones de lectura o delegación de correo en general. Las mismas pueden establecerse según se prefiera.

Beneficios de los correos corporativos con Gmail

Dada la cantidad de herramientas que posee Google, las mismas pueden ser usadas desde la cuenta empresarial de Gmail. La interacción puede ser entre usuarios y trabajadores de la empresa, siendo un trato corporativo exclusivo.

Teniendo esta configuración, se pueden tomar distintas alternativas que den respuestas a las necesidades de la empresa. La consulta de los clientes será siempre oportuna y así se evita la mezcla de mensajes que no tengan que ver con la empresa.

Herramientas como las respuestas automáticas de Gmail pueden hacer que las solicitudes de los usuarios sean aclaradas. En base a ello, se recomienda tener un equipo completo que maneje de distintas formas la cuenta.

Cada cliente será atendido de manera breve y se comenzará a crear una buena estrategia de manejo de información empresarial. Entonces, los correos corporativos generan cambios relevantes para el crecimiento corporativo.