¿Cuáles son las funciones y diferencias entre 'secretaria' y 'secretaria ejecutiva'?
Generalmente, se considera que una secretaria tiene las mismas funciones que una secretaria ejecutiva y esto no es cierto. Por tal motivo, te invitamos a leer este artículo con el que aprenderás ¿Cuáles son las funciones y diferencias entre ‘secretaria’ y ‘secretaria ejecutiva’?
El perfil de la profesión ‘secretario(a)’
En el ámbito administrativo, un secretario o secretaria es una persona que reúne un conjunto de cualidades tales como la capacidad para resolver problemas, deben poseer un elevado nivel de empatía, organizar la agenda de su superior, capacidad de autogestión, organización logística, una correcta ortografía y capacidad de redacción, así como conocimientos sobre herramientas ofimáticas.
El perfil de la profesión ‘secretario(a) ejecutivo(a)’
Por su parte el ‘secretario ejecutivo’ o la ‘secretaria ejecutiva’ reúnen en su perfil ciertas cualidades referentes a la recepción, el trámite y el despacho de la correspondencia bajo las instrucciones que emite la dirección. Asimismo, debe administrar la agenda, atender a los visitantes y asignar las citas.
¿Cuáles son las funciones y diferencias entre ‘secretaria’ y ‘secretaria ejecutiva’?
Para conocer en detalle las funciones y las diferencias entre ‘secretaria’ y ‘secretaria ejecutiva’ es necesario comprender en qué consiste cada rol y cómo se despliega la labor de cada uno en el campo laboral.
La palabra ‘secretaria’ y su significado
El término ‘secretaria’ proviene del latín ‘secretarĭus’ y posee varios significados. En el ámbito de la administración, este término hace referencia a aquella persona que se encarga de redactar y recibir la correspondencia de su superior, organizar los documentos de una oficina, adjuntar archivos a eventos y llevar la agenda de su jefe.
¿Cuáles son las funciones de una secretaria?
Entre las funciones de una secretaria se encuentra el manejo de la información confidencial de una empresa, la gestión de la agenda, la atención al público, la comunicación vía telefónica, la organización de videollamadas o reuniones, documentos y otras tareas.
En este sentido, la secretaria o el secretario se encargan de manejar todas las tareas administrativas de una oficina. Además, manipulan asuntos que solo le conciernen a las personas de mayor jerarquía en una empresa, ya sean presidentes, gerentes, directores, entre otros.
¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva?
Por su parte, la secretaria ejecutiva es considerada como la mano derecha de cualquier ejecutivo. Una secretaria ejecutiva provee apoyo directo mediante la gestión de agendas, el envío de correo personalizado, la administración de las actividades, los documentos y demás procedimientos administrativos.
Estas personas cuentan con una formación profesional, por ende, pueden ofrecer asesoramiento y orientación a nivel profesional. A menudo, la secretaria ejecutiva puede representar al ejecutivo frente a otras empresas y coordinar las actividades públicas cada vez que esto sea necesario. Por lo tanto, son el primer punto de contacto entre un ejecutivo y los clientes.
Diferencias entre secretaria y secretaria ejecutiva
Generalmente, la labor de la secretaria consiste en proveer un apoyo administrativo mientras que la secretaria ejecutiva además de cumplir con esta misma labor tiene otras responsabilidades de mayor nivel. Existen otros aspectos divergentes que mencionamos a continuación.
El nivel educativo
La educación entre una secretaria y una secretaria ejecutiva es diversa. Aunque algunas secretarias cuentan con estudios universitarios este no es un requisito obligatorio. No obstante, las empresas exigen una licenciatura para optar al cargo de secretaria ejecutiva.
Los salarios
El salario de una secretaria es inferior que el de una secretaria ejecutiva y este aspecto es el reflejo de las diferencias entre las responsabilidades y la preparación académica para cada profesión.
Las habilidades
Aunque las habilidades básicas de una secretaria y una secretaria ejecutiva suelen ser iguales, la secretaria ejecutiva debe tener otras cualidades tales como la diplomacia, la capacidad para resolver cualquier problema de manera independiente y la discreción.
La autoridad
Una secretaria ejecutiva además de rendir cuentas a su superior puede tener autoridad sobre otros empleados a nivel administrativo para recibir reportes, mientras que una secretaria carece de la responsabilidad de la supervisión sobre otros miembros.