Cómo crear o hacer inventarios y facturas en Access - Sistema de inventarios
Access es una herramienta que forma parte del paquete de ofimática de Microsoft Office para sistemas operativos Windows. La puedes utilizar tanto en su versión de escritorio, como en la versión de Microsoft Office online.
Entre tantos usos que tiene el programa Access, hoy te vamos a explicar cómo crear o hacer inventarios y facturas en Access. Para que puedas empezar a emplearlo en tu empresa o en tu negocio para tener un mayor control y seguridad sobre la información.
Cómo crear o hacer inventarios y facturas en Access
Este proceso no es tan complicado como parece. Lo que debes tener a la mano son esquemas de los datos que se manejen dentro del negocio para el cual se realiza dicho sistema de inventario y factura. Pues bien, el proceso se divide en subprocesos para seguir estos pasos.
Creación de la base de datos
Antes que todo, debemos crear la base de datos. Esto es similar al que se hace en una tienda de musica, alimentos, ropa, calzado entre otros. Se deben seguir casi los mismos pasos. La diferencia la encontraremos al momento de indicar las tablas y los datos que contendrá cada una de esas tablas.
Para conocer los datos con los que se trabajará dentro del sistema, es necesario realizar un diagrama entidad-relación. Donde planteamos todos los datos que debe contener nuestra base de datos y realizamos las respectivas normalizaciones. Así al relacionarlos, podemos asegurar que no se encuentran datos repetidos y que la base de datos está normalizada.
Diseño del sistema inventarios y facturas
Para esto, debemos tomar en cuenta muchos factores que intervienen en el proceso dentro de la empresa. Así se pueden definir a los actores que van a interactuar con el sistema según su rol. A su vez, este paso permite conocer los permisos de acceso que tendrán estas personas. De este modo, Access solicitará acceso a al usuario y dependiendo del nivel, serán las formas en la que consiga interactuar con dicho sistema.
Desarrollo de interfaz con Access
Algo que caracteriza a Access es su versatilidad para implementar una interfaz gráfica de usuario, al mismo tiempo que puede desarrollar las interacciones que tendrán los datos den entrada y salida en la base de datos. Así pues, debemos determinar cada una de las vistas que tendrá el sistema y la forma en que cada una manejará los datos para así realizar las conexiones con la base de datos.
Esta parte suele ser una de las más largas y complejas por alto nivel de trabajo que se exige para obtener un correcto funcionamiento del sistema. Algo que debemos tomar en cuenta durante este proceso, es tener definido desde el principio todas las funciones del sistema de inventario, para poder establecer una meta.
Recuerda añadir entre las opciones la posibilidad de crear respaldo de la base de datos en Access. Así puedes tener mayor seguridad de que tus datos no se perderán.
Crear facturas e informes de reportes
Este paso comprende al producto tangible que se quiere obtener, en cuanto a la factura, mediante Word, podemos acceder a la información que se encuentra en nuestra base de datos de Access y crear el formato de factura que necesitemos. Sin embargo, también podemos crear los informes en Access directamente.
Por supuesto, debemos recordar que las facturas se realizan de acuerdo a la normativa que rige cada país. Por lo tanto, debes tomarlas en cuenta al momento de definir el formato.
En el caso de los reportes, estos dependen de tus necesidades. Pues bien, puedes obtener reportes de ventas, clientes, productos en inventario y otros más. Puedes utilizar todos los datos que te sea requeridos.