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Cómo crear, eliminar o restringir grupos de seguridad en Office 365

29 julio 2020

Office 365 es un servicio de ofimática online muy popular de Microsoft. Permite crear, acceder y compartir documentos en Word, Excel, PowerPoint, OneNote, entre otros. Office 365 es muy utilizado por pequeñas y grandes empresas, e incluso en hogares.

Puede que ya conozcas todas las ventajas que ofrece Office 365, y tal vez tengas este servicio de suscripción en tu empresa u hogar. Este servicio ofrece muchas opciones, como por ejemplo crear, editar o restringir la seguridad de grupos. Si eres administrador de una cuenta en Office 365, hoy te enseñaremos cómo crear, eliminar o restringir grupos de seguridad en Office 365. 

Crear grupos de seguridad en Office 365

Crear grupos de seguridad en Office 365, tiene la finalidad de ofrecer de manera cruzada, a todos los servicios, un instrumento en el cual se comparten elementos de colaboración para un grupo de personas; como por ejemplo: compartir documentos, calendarios, conversaciones y bloc de notas de OneNote.

Ten en cuenta que únicamente los administradores globales y administrador de usuario en Office 365 tienen permitido crear, eliminar o restringir grupos de seguridad. Si ese el caso y quieres crear un grupo de seguridad, realiza los siguientes pasos:

  • Abre Office 365 en el centro de administración y ve a la página de grupo o Groups.
  • Allí debes seleccionar ‘Agregar un grupo’.
  • Luego en la página debes elegir un tipo de grupo, selecciona ‘Seguridad’.
  • Ahora solo debes completar los pasos para crear el grupo, los cuales se detallan a continuación:
  • Nombre: Este nombre será visible para todos los usuarios.
  • ID del grupo: Esta es la identificación del grupo que se creará a través del nombre del grupo sin caracteres especiales. Sin embargo, puedes cambiarla seleccionando el símbolo de lápiz que se encuentra al lado.
  • Descripción: Esta es visible a la hora de buscar un grupo o recibir una notificación.
  • Idioma de notificación: Esta opción es el idioma en que recibirán los mensajes de notificación.
  • Suscribir miembros para que reciban notificaciones: Esta opción envía un email a todos los miembros del grupo.

Agregar miembros al grupo de seguridad

Una vez creado el grupo de seguridad, debes agregar los miembros que conformarán dicho grupo. Para eso sigue los siguientes pasos:

  • En la página de grupo selecciona el nombre del grupo de seguridad y luego en la pestaña miembros elige ‘Ver todos y administrar miembros’.
  • En la sección grupo, selecciona «Agregar miembros», escoge el nombre de la persona que quieres agregar o puedes escribir su nombre y luego selecciona ‘Guardar’.

Editar grupos de seguridad

  • Accede en el centro de administración, luego en la página grupo.
  • Allí debes seleccionar el nombre del grupo.
  • En ‘Configuración’ elige la pestaña ‘General’ o la que dice ‘Miembros’, allí puedes editar los detalles o miembros del grupo de seguridad. Además, puedes cambiar la imagen del grupo, cambiar el nombre, la descripción, el idioma y las opciones que vienen por defecto.
  • Luego de realizar los cambios selecciona ‘Guardar’.

Eliminar grupos de seguridad en Office 365

Como miembro administrador de Office 365, sea global o de usuarios, tienes permitido eliminar grupos de seguridad creados por otros usuarios. Para eliminarlos realiza los siguientes pasos:

  • Ingresa en el centro de administración y luego a la página de grupos o Groups.
  • Una vez allí selecciona el nombre del grupo que deseas eliminar.
  • Luego selecciona ‘Eliminar grupo’, después confirma pulsando en ‘Eliminar’.
  • Una vez eliminado el grupo pulsa en ‘Cerrar’.

Office 365 es una excelente herramienta para las pequeñas y grandes empresas e incluso para los hogares. Si eres administrador en Office 365 puedes crear, eliminar o restringir grupos de seguridad.

Como puedes ver, hacerlo es un proceso muy sencillo, solo sigue los pasos que describimos en este artículo. Esperamos que esta publicación te haya resultado útil y práctica, escríbenos tus comentarios y comparte esta información con tu familia y amigos.