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Cómo gestionar el trabajo colaborativo con las herramientas de Google Docs

28 junio 2020

Los trabajos en grupos siempre pueden resultar algo fastidiosos, sobre todo cuando cada uno de los miembros de un grupo debe modificar la estructura de un mismo documento.

La acumulación de diferentes versiones de un mismo archivo es lo que hace que este tipo de actividades pueda llegar a resultar una verdadera pesadilla, debido a la constante descarga de estos documentos. Pero para cada problema surgen increíbles soluciones, y aquí te detallaremos una magnifica que evitará esos terribles dolores de cabeza que suponen situaciones incomodas.

¿Cómo trabajar mejor en grupo?

trabajar-grupo

Afortunadamente, las grandes empresas encargadas de desarrollar los programas que permiten realizar este tipo de trabajos, han venido implementando, desde hace algunos años, las herramientas necesarias para facilitar el trabajo en este tipo de situaciones.

Probablemente, una de las herramientas más utilizada sea la nube de información, donde, siempre que cuentes con una conexión a internet, podrás ingresar a tu cuenta, modificar un documento, compartir con los contactos que desees y que estos modifiquen, añadan o eliminen contenido.

El uso de Google Docs

Desde su lanzamiento en el año 2006, Google Docs ha venido consolidándose cada vez más como una de las herramientas por excelencia a la hora de realizar trabajos colaborativos, debido a las útiles funciones que este software pone a disposición de sus usuarios.

La principal característica de este software, o al menos el más importante, es la posibilidad de varias personas puedan trabajar en un mismo documento de manera simultánea.

Otro aspecto que resulta sumamente importante de destacar, es que, el uso de estas herramientas es totalmente gratuito, solo necesitarás una cuenta Gmail para poder disfrutar de este extraordinario servicio.

¿Por qué utilizar Google Docs?

La lista de ventajas que puede dar el uso de Google Docs da a pensar en que la pregunta más bien sería: ¿por qué no utilizar Google Docs? Sin embargo, aquí tendrás una selección de las ventajas más significativas de usar este increíble servicio de Google.

  • Por supuesto, para encabezar la lista, era imposible no comenzar por algo que ya se ha mencionado anteriormente: la posibilidad de crear y editar documentos para compartirlo con uno o varios contactos, para que estos, a su vez, puedan realizar modificaciones, bien sea de manera separada o simultánea.
  • ¿Ha fallado el internet? ¿la electricidad? ¿Se te ha descargado la laptop? ¿O el ordenador se ha apagado de repente? ¡¿Olvidaste guardar?! No te preocupes, estos accidentes no seguirán sucediendo mientras utilices Google Docs, gracias a que cada modificación que realices en el documento se guarda de manera automática.
  • Tienes la posibilidad de crear o editar documentos desde cualquier dispositivo, por lo que la limitación de utilizar únicamente tu ordenador para ello es algo que dejarás en el pasado.
  • ¿El grupo es grande? ¿Quieres saber quién y cuándo se realizó la última modificación de un documento? Con el historial de versiones de Google Docs podrás saberlo.

Una variedad de documentos

Este tipo de herramientas, para otros softwares, son utilizados principalmente para documentos de textos y hojas de cálculo, sin embargo, Google Docs también te permite la creación y edición simultánea de presentaciones, expandiéndose, de esta manera, cada vez más a las necesidades de sus usuarios.

Herramientas de edición simultánea

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Llegado a este punto, es importante que conozcas la manera en que puedes compartir un documento con diferentes contactos y las herramientas que puedes utilizar en Google Docs durante este proceso.

  • Al momento de crear o finalizar la edición de un documento, en la parte superior derecha de tu pantalla podrás visualizar el botón de Compartir”.
  • Puedes agregar contactos o copiar el link del documento.
  • Puedes chatear con tus compañeros mientras se realizan las ediciones de un documento, gracias a la sección de comentarios, herramienta importantísima a la hora de corregir o realizar sugerencias.

¡No esperes más!

Con una buena organización, la realización de los trabajos grupales será más llevadera una vez que aprendas a gestionar las interesantes herramientas que Google Docs pone a tu disposición.

Si aún no tienes una cuenta Google, no esperes mucho más y comienza a experimentar las diversas ventajas de Google Docs para crear y editar de manera individual o grupal todos los documentos que sean necesarios.