¿Cuál es el procedimiento y proceso de auditoria interna en una nómina de pago?
Cuando los fundamentos legales de la Ley del trabajo, la Ley orgánica de seguridad social, la Ley de capacitación, La Ley del impuesto sobre la renta, se unifican con el mismo propósito y misión, resultan en una excelente administración y gestión de recursos.
El cumplir los procedimientos y normativas de planificación presupuestaria y contable de servicios en beneficio del trabajador, permite que se ampare, se sostenga y preserve el personal empleador de una institución, empresa o consorcio.
Es imprescindible que en una institución, empresa o consorcio que va en aumento de personal, exista un Departamento de Auditoría Interna el cual revisará, analizará y evaluará las gestiones del departamento de Recursos Humanos, sección nómina de pago, basados en las leyes de protección social de los trabajadores y desempeño de las empresas y los manuales de empleados que existan en las mismas.
Por ende es más confiable y sencillo para la dirección de la institución o empresa, comprobar efectivamente el control presupuestario y contable de la nómina de pago que presenta el departamento de Recursos Humanos, la cual ira en beneficio de los trabajadores tanto en las bonificaciones como en sus beneficios semanales, quincenales, mensuales y anuales.
Que parámetros define una Auditoría Interna
Los parámetros son variados desde una revisión de formularios hasta una entrevista a los diferentes encargados de todos los procedimientos. Las actividades asignadas al departamento de Auditoría Interna tienen el objetivo de mantener y valorar las operaciones de una organización, teniendo como base las evaluaciones de desempeño y asi minimizar los riesgos.
Los parámetros a su vez se basan en la evaluación de los manuales de gestión, autorizaciones y controles de partidas, los catálogos de información, los formularios de los sistemas financieros, las partidas presupuestarias, los indices de planificación, las guias de seguimiento de servicios, los bienes activos y el cumplimiento de las asignaciones de personal adscrito.
Lo que se entiendo por nómina de pago
Es la cantidad pagada al personal que labora dentro de un convenio salarial durante un tiempo estipulado regularmente por un contrato. Este convenio incluye salarios, bonificaciones, deducciones, prestaciones, fideicomiso, acciones, viáticos y activos. Son devengadas en diferentes formatos de trabajo (horas diurnas, horas nocturnas, guardias, pagos semanales, quincenales y mensuales). También incluye a los contratados y pasantes con y sin beneficios.
Procedimientos que deben llevar a cabo los auditores internos
Antes de realizar una Auditoría Interna en el area de recursos humanos, los auditores internos deben conocer a cabalidad el reglamento y los procedimiento básicos, para llevar el registro y control de todos los precesos de nómina. En tal sentido, deben cotejar con detenimiento los formatos de control presupuestario, financiero y contable; asi como las politicas y normas internas de la empresa.
También deben evaluar que el registro de nómina, muestre todos los detalles de cada trabajador, desde la antigüedad del personal adscrito hasta sus diferentes asignaciones. Confirmar por medio de los diferentes manuales de contratación, las condiciones de los acuerdos sean directos o con terceros.
Revisar la intervención de las asignaciones indirectas a la nómina de pago por acciones deducibles del estado (Declaración del impuesto o tributarias). Analizar las asignaciones oficiales y con derecho bajo ley, la cual presentara deducciones en las asignaciones de pago (seguro social, caja de ahorro, servicio funerario, sindicato, seguro medico). Resguardar los aranceles tributarios que se derogan de la normalización de los procedimientos.
Objetivos de la Auditoría Interna en el pago de nómina
Uno de los principales objetivos es que los sistemas de gestión permitan una responsabilidad viable y de soporte eal desarrollo y crecimiento del negocio. Que al verificar la información contable este cumpla con todas las normas internas de la empresa y las impuestas por el gobierno relativas al control de nómina.
Otro objetivo es que los auditores internos, terminen sus procedimientos de intervención, análisis, revisión y evaluación, con total satisfacción en el cumplimiento laboral, patronal y empresarial, al poder determinar que todos los pasos analizados y cotejados bajo las normativas y manuales para tales funciones son reales y legales.
Si una empresa quiere que esto ocurra siempre, las mismas deben informar oportunamente los empleados sobre todo el plan estratégico de la empresa.