Word: Cómo insertar o añadir un archivo PDF en un documento - Guía rápida

Los archivos que se encuentran en formato PDF actualmente son muy utilizados en oficinas, universidades u organizaciones similares; ya que tanto los documentos PDF como los Word son archivos que sirven para almacenar información de utilidad. Asimismo, aunque sus aplicaciones son similares sus extensiones son totalmente distinta, por ello tal vez te sea útil saber como insertar un archivo PDF en un documento Word.

Además, verás que encontrarás información en los formatos PDF que seguro te serán de mucha utilidad, y en caso de que necesites disponer de todo el contenido que se encuentra en este archivo, siempre podrás editar y convertir un archivo PDF en tu PC. Para que así puedas editar y modificar la información cuando lo necesites.

Versiones de Word compatibles con archivo PDF

Si usamos una de las últimas versiones de Word, podremos ver la factibilidad que se brinda a la hora de querer interactuar con el formato PDF. Pero no siempre fue así, y ello debemos saberlo puesto que la dinámica de uso de Word, no estará enclaustrada solo a nuestro ordenador personal.

Si bien es cierto que las versiones más arcaicas de Word, ya no están en práctica por parte de los usuarios, aún hay quienes mantienen sus preferencias de uso sobre presentaciones de interfaz anteriores a las más actualizadas. De allí puede venir un tumulto de incompatibilidades si pretendemos aplicar las mismas herramientas, ventajas y funciones que usamos en nuestra versión predilecta de Word; que por lo general alude a la más reciente.

Enumerar toda la lista sería tortuoso, por ello vamos a remontarnos al punto donde la inflexión de Word, cedió. Ello nos permite hablar de un antes y un después en cuanto a las relaciones de compatibilidad y nexos entre Word y PDF.

En 2007, Office hace el compromiso de anexar y permitir una compatibilidad entre Word y PDF. No obstante ello no sucede del modo esperado; puesto que las diatribas jurídicas entre la compañía, y Adobe Systems obstaculizan el marcaje de conexión entre ambas interfaces de modo armónico.

Sin embargo, bajo la presentación de la famosa Service Pack 2, de Office, se concede el anhelado permiso de exportación de los archivos PDF. Dicha acción decanta el antes y el después en cuanto a versiones de Word compatibles con archivo PDF.

Desde allí se inicia el proceso de acercamiento y nexos entre ambas interfaces. De donde se asegura que bajo cada nueva actualización de la interfaz de Word, hay mayores herramientas y posibilidades de acción entre PDF y Word. Desde el 2007 en adelante, las versiones de Word son compatibles y cada vez más interconectadas con las herramientas de la interfaz de PDF.

Cómo adjuntar un archivo PDF en Word

Word es el formato de texto por excelencia, el mismo es implementado para un sinfín de actividades como por ejemplo hacer documentos legales; redactar cartas y memorándum entre otros. Sin embargo, su uso no se implementa exclusivamente para estas actividades, ya que en este formato podrás insertar, editar o eliminar imágenes en el mismo Word.

Aunque cabe destacar que para trabajar de forma cómoda es indispensable contar con la versión más reciente de Microsoft Word que puedes encontrar en su página oficial. Así conseguirás realizar cualquier actividad que necesites, como por ejemplo añadir un PDF a Word, si aún no lo has intentado no te preocupes, a continuación verás una forma sencilla de hacerlo.

Paso 1

Lo primero que puedes hacer si quieres insertar en un archivo Word un documento PDF, es utilizar los medios que te brinda la plataforma de Microsoft Word. Ya que estos cuentan un sinfín de métodos para realizar casi cualquier requerimiento como adjuntar un PDF al documento Word. Al iniciar deberás abrir o habilitar el archivo Word donde añadirás el PDF.

Paso 2

Seguidamente, deberás dirige a la parte superior en la barra de herramientas y buscar el apartado que dice insertar; al hacerlo verás que se despliega varias herramientas y ubicarás la opción texto como se muestra en la imagen en la parte inferior.

Paso 3

Asimismo, en ese recuadro debes identificar el apartado que dice objeto y seleccionarlo, notarás que aparece una interfaz y una casilla de examinar archivo, dirígete y busca el archivo PDF que deseas insertar en tu documento Word. Por último, debes darle clic a la opción de vincular archivo, que se encuentra más abajo en el mismo recuadro, esto permitirá que puedas abrir el PDF en el momento que gustes o necesites hacerlo.

Texto

Ante la necesidad recurrente de anexar un elemento de texto común, desde PDF a Word, las relaciones de paridad entre ambas plataformas; lo permite, si se trata de las versiones más recientes de Word. Al tratarse Word, un herramienta de redacción y edición, y PDF una herramienta de lectura; es recurrente la necesidad de llevar texto desde PDF a Word, por lo general elementos cortos, o sea fragmentos o citas.

Por ello el traslado de texto, es posible bajo la opción de texto sin formato, para que el contenido tomado desde PDF sea anexado sin problemas y bajo las configuraciones de formato personalizadas de Word. Por ello el texto será posible anexarlo a Word de modo sencillo y directo con un copiado y pegado; si se trata de un elemento corto, que se toma además como elemento sin formato.

No obstante existe la limitante de la cantidad de contenido que es posible trasladar de éste modo. Por ello debemos acudir a pasos extra, a la hora de querer efectuar un copiado y pegado, veamos cómo.

 Copiando y pegando Texto

Debemos hacer la aclaración de que es posible que solo se desee anexar el contenido presente dentro de un elemento PDF; sin tener que acudir o emplear el uso de adjuntar contenido dentro de la plataforma de Word. Para ello vamos a hacer lo siguiente, vamos a abrir el archivo en formato PDF, pero bajo la presentación de Word, para ello se recomienda el uso de Word 2016; o en su defecto acudir a la interfaz de Word 2013.

Al hacer esta acción, el contenido en PDF, se visualizará como texto editable, de donde será posible efectuar un copiado y posterior pegado de texto dentro de un documento de Office. Que en éste caso será Word, como plataforma destino. Siendo Word en este particular, una plataforma de transformación, vinculación y destino de contenido PDF.

 Objeto

Dentro del apartado Texto, vamos a pulsar en insertar, de donde vamos a escoger Objeto. Ahora debemos pulsar en la opción de Crear desde archivo, escogiendo luego Cuenta. En éste punto debemos hacer la búsqueda del archivo PDF, estando seleccionado, vamos a pulsar en Abrir. Para cerrar el proceso y hacerlo efectivo, solo debemos pulsar en la casilla de aceptar.

Imagen o captura de pantalla

En este caso especial, se acude a ésta posibilidad por la necesidad de insertar elementos complejos como ejercicios aritméticos que están contenidos dentro del formato PDF. No se recomienda su uso extendido, puesto que la imagen obtenida y posteriormente anexada, es de difícil edición para los elementos internos. Teniendo que acudir incluso a plataformas de edición fotográfica.

Por ello se recomienda que la imagen o captura de pantalla, sea sin texto, o que de estar presente, no sea necesario retirarlo. Para iniciar el proceso debemos hacer una captura de pantalla, mediante el uso del comando “Windows + Shift + S”.

Luego vamos a hacer clic, usando el botón izquierdo y arrastrando sobre el área que deseamos copiar o capturar; ello guarda en el portapapeles una imagen estilo borrador. Nos remitimos ahora a la interfaz de Word, presionando sobre el clic derecho, y en el segmento donde se desea insertar. Vamos a elegir la iconografía de la imagen, dentro de las opciones de pegado.

Ahora bien, es posible hacer ajustes en cuanto a la presentación y apariencia. Estando resaltada la imagen, vamos irnos a Formato, donde podremos hacer las configuraciones y finiquitar los detalles precisos para que sea lo más armónico posible.

Cómo añadir un archivo PDF de varias páginas en Word

Para tal fin, podemos acudir a los elementos anteriores, es decir podemos convertir el archivo PDF, en u elemento Word de lectura, mediante el uso de las presentaciones de Word 2013 en adelante donde se podrá anexa el contenido del PDF con toda la extensión que tenga, mediante el uso del copiado.

No será posible hacer un copiado de contenido, si el archivo PDF contiene varias páginas a utilizar. Por lo tanto también es recomendable y factible, la inserción como objeto. Para poder añadir un archivo PDF de varias páginas en Word.

Cómo editar o leer documento PDF al insertar en Word

Es posible la anexión de contenido de PDF a Word, de modo sencillo, no obstante la opción de edición y lectura de PDF al insertarse en Word, no será posible de modo directo. Pero ello no quiere decir que no sea posible, para tal fin, existe la posibilidad de hacerlo mediante el uso de Adobe Acrobat o en su defecto Adobe Reader.

Dicha interfaz hará posible la opción de lectura o ver archivos con formato PDF. Al inserta el archivo PDF, como un elemento adjunto en la interfaz de Office, puede cambiarse el tamaño en cuestión que represente el elemento; pero no será posible su edición luego de haberse insertado. Por lo cual se hace necesario el uso de las herramientas antes mencionadas, es decir Adobe Reader o Acrobat.

¿Puedo insertar un PDF en Microsoft Word Web?

En el caso particular de Word Web, no será posible insertar objetos, en este caso un elemento de índole PDF dentro de un texto en proceso, es decir un documento. No obstante, es posible la edición del elemento PDF en la herramienta de Word Web. Ello va a posibilitar la opción de copiar y pegar texto o contenido en un archivo Word, o en su defecto, actualizar el contenido del PDF.

Debe hacerse la aclaratoria de que al momento de efectuar la apertura del PDF en la plataforma de Word Web, el mismo pasa a ser o mostrarse como si se tratara de un elemento Word común. No obstante es posible una reestructuración tortuosa del contenido del PDF, puesto que la conversión puede generar saltos bruscos de páginas, así como dispersión del texto.

Por lo que se recomienda, una conversión de archivos PDF que sean en su mayoría texto. O que posean la menor cantidad de elementos iconográficos o similares posibles.

Otras formas de insertar un PDF en Word

Aunque la forma anterior es la manera más fácil y segura que encontrarás para guardar un PDF en un documento Word, si lo que necesitas es almacenar solo una parte del archivo PDF, tendrás que hacer otro procedimiento. Lo primero será abrir el PDF y buscar la información que necesitas guardar, posteriormente harás un print de pantalla, es decir una foto de lo que ve tu computadora.

Para hacerlo presionar Alt+ Print Screen en tu teclado y para pegarlo en el documento Word, simplemente tendrás que darle pegar o en su defecto (Ctrl + V). Notarás que se pegará como una imagen en tu archivo Word y así podrás guardar partes o segmentos específicos de los PDF sin tener que almacenarlos completo y podrás ahorrar espacio.

Por otro lado, también puedes contar con otras opciones para captar las imágenes y adjuntarlas en el documento Word; ya que actualmente existen softwares que te permiten hacerlos.

Un ejemplo de ello es lightshot que al instalarlo en tu computadora verás que es una herramienta que podrás utilizar como si fuera el screenshot de tu teléfono inteligente, ya que trabaja muy similar y te permitirá modificar todas las características de la imagen de ser necesario.