C�mo hacer subtotales con m�ltiples niveles en Excel f�cilmente
Si trabajas con grandes vol�menes de datos en una tabla, esta funci�n te caer� muy bien. Te ayudar� a tener el control de la tabla visualizando de diferentes maneras la informaci�n. Te ense�aremos c�mo hacer subtotales con m�ltiples niveles en Excel, pero antes, familiaric�monos con ciertos conceptos que utilizaremos en el programa.
Subtotal en Excel
Subtotales. Nos referimos a la suma o el resultado parcial de un determinado grupo, que se agregar� a otros resultados para conseguir el total general. En relaci�n con la expresi�n m�ltiples niveles en Excel, es porque al utilizar el comando de subtotales, te permite crear conjuntos de datos que cumplen con una determinada categor�a. A medida que se van creando los grupos se establecen niveles organizados.
Hacer subtotales en una tabla
Para que puedas seguirnos en la explicaci�n, lo haremos en base a un ejemplo. Supongamos que trabajamos con una tabla de datos de una empresa, cuyos datos reflejan los sueldos de los empleados, la componen los campos: Nombres, Departamento, Cargo, Delegaci�n (Lugar) y Sueldo. Nuestra misi�n, conocer el promedio de sueldos por Departamentos.
Aqu� utilizaremos el comando Subtotal para cada Departamento, para el manejo de esta funci�n puedes acceder al soporte oficial.
- Antes de usar el comando es importante ordenar la columna �Departamento�. Para ello, tocamos o seleccionamos cualquier celda de esa columna. Activa la pesta�a �Datos� y presiona ordenar de �A a la Z�.
- Ya ordenado los datos, podemos usar la funci�n. Seleccionamos cualquier celda de la tabla y en la pesta�a �Datos� hacemos click en el �Subtotal�.
- Aparecer� un cuadro de di�logo llamado �Subtotales�. En el campo �Para cada cambio en� elegir�s del listado la columna que ordenamos que es, �Departamento�.
- En �Funci�n� escoge el comando que nos ayudar� a cumplir con la misi�n, saber, �Promedio�.
- En �Agregar subtotal en� activamos la casilla �Sueldo�. Porque necesitamos el promedio de los sueldos por departamento. Y click en �Aceptar�.
Observar�s como esquematiza ordenadamente la tabla en funci�n a nuestras necesidades. En el lado izquierdo se refleja 3 n�meros. El 1 te arroja el promedio general. El 2 te muestra el promedio por departamento (Cumplimos con la misi�n). El n�mero 3 detalla mejor la informaci�n, los subtotales por departamento. Ya en este punto podemos hacer subtotales con m�ltiples niveles en Excel.
Agregando multiniveles
Supongamos que nos piden, el promedio de cada cargo por departamento. Para cumplir estas condiciones, debemos primero quitar los subtotales anteriores para ordenar la columna de cargo. De manera que, al a�adir el comando crear� otros niveles de ordenamiento para reflejar los subtotales.
- Primero vamos a la ventana de �Subtotales� y pulsamos el bot�n �Quitar todos�.
- Luego haciendo click en cualquier parte de la tabla. Nos dirigimos a la pesta�a de �Datos�.
- Presionamos en �Ordenar�. En la ventana veremos que la columna Departamento ya est� ordenada.
- Entonces pinchamos en �Agregar nivel�. Y seleccionamos la columna de �Cargo�. Si quieres aprovechar este momento, puedes incluir m�s niveles. Por ejemplo, organizar la columna �Delegaci�n (Lugar)�, porque deseas saber el promedio de sueldos por departamento en cada cargo seg�n el lugar. Y click en �Aceptar�.
- Nos vamos a �cono de �Subtotales�. Y repetimos el proceso anterior, los pasos 3, 4, 5 para incluir el subtotal para Departamento.
- Despu�s volvemos a emplear la funci�n �Subtotales� para �Cargo�. Esta vez desmarcamos la casilla �Reemplazar subtotales actuales�. Y tocamos el bot�n �Aceptar�.
Observar�s que se han incluido m�s niveles de esquema en el lado izquierdo, en el n�mero 3 notar�s el promedio por departamento y a su vez el promedio por cargo. Esperamos que aproveches esta poderosa herramienta que te ofrece Excel para trabajar ordenadamente con los datos.