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Cómo hacer subtotales con múltiples niveles en Excel fácilmente

20 noviembre 2020

Si trabajas con grandes volúmenes de datos en una tabla, esta función te caerá muy bien. Te ayudará a tener el control de la tabla visualizando de diferentes maneras la información. Te enseñaremos cómo hacer subtotales con múltiples niveles en Excel, pero antes, familiaricémonos con ciertos conceptos que utilizaremos en el programa.

Subtotal en Excel

Subtotales. Nos referimos a la suma o el resultado parcial de un determinado grupo, que se agregará a otros resultados para conseguir el total general. En relación con la expresión múltiples niveles en Excel, es porque al utilizar el comando de subtotales, te permite crear conjuntos de datos que cumplen con una determinada categoría. A medida que se van creando los grupos se establecen niveles organizados.

Hacer subtotales en una tabla

Para que puedas seguirnos en la explicación, lo haremos en base a un ejemplo. Supongamos que trabajamos con una tabla de datos de una empresa, cuyos datos reflejan los sueldos de los empleados, la componen los campos: Nombres, Departamento, Cargo, Delegación (Lugar) y Sueldo. Nuestra misión, conocer el promedio de sueldos por Departamentos.

Aquí utilizaremos el comando Subtotal para cada Departamento, para el manejo de esta función puedes acceder al soporte oficial.

tabla que refleja columna ordenada

  1. Antes de usar el comando es importante ordenar la columna “Departamento”. Para ello, tocamos o seleccionamos cualquier celda de esa columna. Activa la pestaña “Datos” y presiona ordenar de “A a la Z”.
  2. Ya ordenado los datos, podemos usar la función. Seleccionamos cualquier celda de la tabla y en la pestaña “Datos” hacemos click en el “Subtotal”.
  3. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado “Subtotales”. En el campo “Para cada cambio en” elegirás del listado la columna que ordenamos que es, “Departamento”.
  4. En “Función” escoge el comando que nos ayudará a cumplir con la misión, saber, “Promedio”.
  5. En “Agregar subtotal en” activamos la casilla “Sueldo”. Porque necesitamos el promedio de los sueldos por departamento. Y click en “Aceptar”.

Observarás como esquematiza ordenadamente la tabla en función a nuestras necesidades. En el lado izquierdo se refleja 3 números. El 1 te arroja el promedio general. El 2 te muestra el promedio por departamento (Cumplimos con la misión). El número 3 detalla mejor la información, los subtotales por departamento. Ya en este punto podemos hacer subtotales con múltiples niveles en Excel.

Agregando multiniveles

Supongamos que nos piden, el promedio de cada cargo por departamento. Para cumplir estas condiciones, debemos primero quitar los subtotales anteriores para ordenar la columna de cargo. De manera que, al añadir el comando creará otros niveles de ordenamiento para reflejar los subtotales.

tabla que refleja el promedio de subtotales por niveles

  • Primero vamos a la ventana de “Subtotales” y pulsamos el botón “Quitar todos”.
  • Luego haciendo click en cualquier parte de la tabla. Nos dirigimos a la pestaña de “Datos”.
  • Presionamos en “Ordenar”. En la ventana veremos que la columna Departamento ya está ordenada.
  • Entonces pinchamos en “Agregar nivel”. Y seleccionamos la columna de “Cargo”. Si quieres aprovechar este momento, puedes incluir más niveles. Por ejemplo, organizar la columna “Delegación (Lugar)”, porque deseas saber el promedio de sueldos por departamento en cada cargo según el lugar. Y click en “Aceptar”.
  • Nos vamos a ícono de “Subtotales”. Y repetimos el proceso anterior, los pasos 3, 4, 5 para incluir el subtotal para Departamento.
  • Después volvemos a emplear la función “Subtotales” para “Cargo”. Esta vez desmarcamos la casilla “Reemplazar subtotales actuales”. Y tocamos el botón “Aceptar”.

Observarás que se han incluido más niveles de esquema en el lado izquierdo, en el número 3 notarás el promedio por departamento y a su vez el promedio por cargo. Esperamos que aproveches esta poderosa herramienta que te ofrece Excel para trabajar ordenadamente con los datos.