Cómo ordenar alfabéticamente nombres y apellidos en un documento en Excel

Los procesadores de texto les han facilitado la vida a muchos a la hora de redactar un documento o realizar alguna lista. Sea cual sea el procesador o programa que utilices, todos tienen funciones y herramientas útiles.

En la mayoría de los casos es realmente tedioso tener que ordenar manualmente listas de productos, personas y cualquier otra cosa. Aún más cuando cuentas un borrador escrito a mano, el cual tienes que transcribir y que debes revisar una y otra vez para poder mantener el orden alfabético de tu trabajo. Sin embargo esos días se acabaron, ya que hoy por hoy puedes incluso ordenar los datos de una hoja de cálculo fácilmente.

Microsoft Excel

Los avances tecnológicos son grandes aliados en este tipo de situaciones. Muchas listas o tablas se realizan en programas tales como Microsoft Word.

Pero existe otro programa muy fácil de usar y de gran ayuda para ordenar de manera distinta y de diferentes formas lo que estás plasmando en una hoja de cálculo es Microsoft Excel.

En este sentido, si bien Word es el ideal para este tipo de tareas, la utilización de Excel puede ser igual o más práctico, ofreciendo una serie de herramientas que ofrecen facilidades a la hora de realizar trabajos que involucran textos y números.

Bien sea que utilices ordenadores Windows o macOS, la utilización de esta herramienta es sumamente sencilla de usar y de fácil acceso. Sin embargo, no todas sus herramientas son bien conocidas.

Cómo establecer un orden en Excel

Tal y como se señaló anteriormente, esta es una opción poca conocida a pesar de que está delante de las narices de todo. La opción para ordenar una lista por orden alfabético se encuentra en la barra de herramientas que desplegada en la pestaña de "Inicio". En la sección "Modificar" de la barra de herramientas principal, ubicarás varias opciones tales como:

• Suma.
• Rellenar.
• Borrar.
• Buscar y seleccionar.
• Ordenar y filtrar.

Explorando las opciones

Es esta opción de Ordenar y Filtrar la que te va a permitir organizar tu lista de una manera rápida y eficaz. Antes de ingresar a ésta, es importante que selecciones la celda de la columna que deseas ordenar.

En este punto debes ser muy atento, puesto que cualquier celda incorrecta que hayas seleccionado, si llevas a cabo esta acción, la ordenará de todas maneras. Igualmente, eso no debe ser necesariamente una mala noticia, puesto que siempre podrás contar con la opción de deshacer, ubicada en la parte superior izquierda de tu pantalla.

Haciendo clic en la opción, aparecerá en tu pantalla una ventana con distintas herramientas de organización a saber. Puedes explorarlas para saber cuál se ajusta a tu necesidad:

• Orden alfabético: De la A a la Z o de la Z a la A, sea cual sea el orden en que quieras ordenar el texto contenido en las celdas de tu documento Excel. Esta opción es la principalmente aparece al momento de dar clic a la sección de ordenar.

Importante destacar que, para esta opción, las celdas deben contener únicamente texto, si están combinadas con números, seguramente arrojará algún error.

• Orden numérico: También puedes establecer un orden numérico de menor a mayor o de mayor a menor. Para esto, selecciona las celdas que contienen los números a ordenar, eso hará que, al ir a la opción de Ordenar y Filtrar, te ofrezca las alternativas que correspondan.
• Orden cronológico: El mismo procedimiento se cumple a la hora de ordenar las celdas en base a horas o fechas. En este tipo de casos debes poner suma atención a que las celdas estén en formato de fecha u hora.

Para esto, selecciona las celdas, clic derecho, formato de celdas y ahí se abrirá una ventana donde ubicarás estas opciones. Esto es importante ya que, si están en formato texto, el programa arrojará errores.

Variedad

Excel no solamente se limita a este tipo de opciones. Dentro de su extenso menú, ofrece otras herramientas para establecer un orden dentro del documento que puedas estar desarrollando, como la de filtrar datos de tablar por color de fuente, celda o conjunto de íconos. Tales como la opción de poder ordenar celdas distinguiendo mayúsculas y minúsculas, color de celdas, rangos, entre muchas otras alternativas.