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Cómo ocultar datos en Excel usando un formato condicional – Paso a paso

18 noviembre 2020

La herramienta Excel, nos permite procesar diferentes tipos de datos; en ocasiones necesitaremos esconder la información de una celda, por su contenido o para ocultar una fórmula en una hoja de Excel. Así que hoy te enseñaremos, a ocultar datos en Excel usando un formato condicional.

¿Cómo ocultar datos en Excel y cuál es su utilidad?

Podemos ocultar filas o columnas, incluso también una celda específica u ocultar una hoja de Excel con una macro. Existen 2 maneras de evitar que un contenido sea visible, alterando el tamaño de las celdas o camuflar el texto con el mismo color de fondo.

Para eso sólo hay que hacer la selección, e ir a “Inicio > Celdas > Formato > Visibilidad > Ocultar y mostrar”; en esa opción podemos elegir entre esconder y visualizar la fila o columna marcada. También se puede desplegar el menú contextual sobre la columna o fila y elegir la opción Ocultar.

ocultar una columna en excel

Podemos camuflar las celdas seleccionando la opción “Inicio > Fuente > Color de fuente”, en donde podemos cambiar a blanco el color del texto. Si prefieres cambiar el fondo de las celdas, debes ir a “Inicio > Celdas > Formato > Protección > Formato de celdas > Relleno”.

Estos métodos dejarán los datos ocultos indefinidamente. Pero los formatos condicionales son la mejor opción, para mostrarlos cuando se cumpla una condición que hayas definido tú mismo; su implementación en muy fácil.

¿Qué es un formato condicional?

Es una herramienta ubicada en “Inicio > Estilos > Formato condicional”, que cambiará el aspecto o  estilo de una o varias celdas, siempre y cuando se cumpla un criterio definido por una regla.

Existen 6 tipos de reglas para aplicar un formato a las celdas, según el valor o fórmula que contengan; a su vez cada regla permite aplicar estilos a una tabla o celda en Excel (tipo y tamaño de letra, bordes, colores de fondo, escala de 2 o 3 colores, barras de datos y hasta iconos).

Es posible cambiar el color a una celda con formato condicional. Por ejemplo, se puede marcar una celda de color rojo, cuando el valor de una nota en base a 10 sea menor a 5 (indicando que un estudiante ha reprobado). La variedad de estilos y criterios que podemos definir son casi infinitas.

¿Cómo ocultar datos en Excel usando un formato condicional?

La mejor manera de entender cómo se hace esto, es por medio de un ejemplo. Primero haremos una tabla de ventas, con la cantidad de unidades y precio unitario de un producto, así como el total y subtotal de las ventas hechas.

Construiremos otra tabla con una relación de descuentos según la cantidad de productos vendidos; y queremos ocultar o mostrar esta segunda tabla, usando un formato condicional que se activará presionando una casilla de verificación.

ocultar datos en excel usando un formato condicional

Tendremos que hacer visible la Ficha Desarrollador en “Archivo > Opciones de Excel > Personalizar cinta de opciones > Pestañas principales > Desarrollador”. Colocamos la casilla en una zona cercana a la tabla de ventas en “Desarrollador > Insertar > Controles de formulario > Casilla”.

Ahora vinculamos la casilla con una celda para guardar su estado (si esta activada mostrará VERDADERO y si esta desactivada su será FALSO). Para eso hacemos clic derecho sobre la casilla y seleccionamos “Formato de control”; se abrirá una ventana donde colocaremos la celda elegida, por ejemplo la B10.

Crearemos una regla que tome el valor de la celda B10 para mostrar u ocultar la tabla de descuentos, dependiendo de si la casilla esta activada o no. Para eso seleccionamos todo el rango de celdas de la tabla a ocultar y vamos a la opción “Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla”.

En la ventana que se abre, seleccionamos la última opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”, introducimos la fórmula =$B$10=FALSO y finalizamos en “Aceptar”. Con esto, hemos definido una regla que hará invisible la tabla hasta que la casilla este activada.

Ahora ya que sabes cómo ocultar datos con un formato condicional, tus trabajos en Excel serán más dinámicos. Si te ha gustado este post, haz tu comentario y compártelo con tus contactos para seguir creciendo como profesionales.