Cómo extraer números y datos de una celda de Excel - Guía completa
En la actualidad Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados a nivel mundial para hacer hojas de cálculo, en tal sentido se podrá emplear esta herramienta para tener control sobre diversos procesos que requieren cálculos sencillos y complejos. Así que te permitirá ahorrar tiempo al hacer uso de las funciones o fórmulas para obtener el resultado deseado.
En esta oportunidad te estaremos hablando sobre cómo extraer números y datos de una celda de Excel de manera sencilla, pues verás que existen diversas maneras de realizar esta labor, pero muchas de ellas involucra un gran nivel de trabajo, al emplear fórmulas anidadas y hasta desarrollo de programación en VB para obtener el resultado.
Pasos para extraer números de una cadena de texto alfanumérica en Excel
En muchos casos las empresas que cuentan con catálogos necesitan separar los números de las letras y por eso mayormente acuden a la herramienta que nos brinda Excel. Ahora bien, para esto, debemos seguir algunos procedimientos.
En este sentido, extraer los números no se puede hacer mediante una sola fórmula. Si bien, no es proceso complicado, si requiere de una serie de funciones que se implementan de manera directa. Es decir, cada función posee como argumento a otra función y así sucesivamente con cada una de ellas.
Encontrar la posición inicial del número
Para encontrar la posición inicial del número en Excel, es necesario implementar tres funciones. La primera de ellas, es la función ENCONTRAR. Ahora bien, esta función trabaja con dos argumentos; el primero de ello, requiere los caracteres o números que vamos a buscar. El segundo argumento, requiere la posición de la celda donde se encuentra la cadena en la cual queremos encontrar la posición inicial del número.
En nuestro caso, la función encontrar lleva en su primer argumento una matriz que contiene todos los números del 0 al 1, separados por comas y agrupados por corchetes, esto indica que se trata de una matriz. Ahora bien, suponiendo que la cadena se encuentra en la celda D2, la función quedaría de la siguiente forma: ENCONTRAR({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},D2).
Esta expresión nos dará una matriz resultante, en la cual veremos en qué posición de la cadena se encuentra cada uno de los valores indicados. Para el caso de todos aquellos valores que no fueron encontrados dentro de la cadena, el resultado será un valor de error.
Es aquí donde surge la necesidad de utilizar nuestra segunda función, llamada SI.ERROR. Pues bien, esta función comprende un condicionas que verifica si existe algún valor de error en los datos indicados; y en caso de existir, los sustituye por otro valor que nosotros indiquemos.
Funciona con dos argumentos, el primero son los datos donde se verifica si existe el valor error, que pueden venir en forma de celdas o matrices. El segundo, se trata del valor por el cual serán sustituidos estos datos. Un ejemplo de nuestro caso, sería de la siguiente forma: SI.ERROR({#¡VALOR!,9,3,#¡VALOR!,#¡VALOR!,#¡VALOR!,#¡VALOR!,5,10,2},' ').
Ahora, la tercera función es MIN. Esta es la más sencilla de todas; pues requiere de un solo argumento de datos numéricos. La función extrae el valor mínimo de esos argumentos. Continuando con nuestro, la función sería la siguiente: MIN({,9,3,,,,,5,10,2}).
Encontrar la longitud del número
Conocer la longitud del número dentro de una cadena, requiere de tres funciones. Para empezar, necesitamos la función EXTRAE. Pues bien, esta función sirve para obtener cada uno de los caracteres de una cadena de manera individual en una matriz resultante.
Para implementar la función EXTRAE, se necesitan de tres argumentos; explicaremos los dos primeros. Pues bien, el primer argumento, se trata de la posición de la celda donde se encuentra la cadena. En cuando al segundo argumento, se trata de la función FILA.
La función FILA requiere de un solo argumento, el cual expresa la cantidad de caracteres que se extraen de la cadena. Este argumento se puede indicar de la forma $1:$50. Lo cual indica que se necesita extraer desde el primer carácter hasta el número 50. Esto suponiendo que no tengamos ninguna cadena que supere esta cantidad.
Ahora bien, un ejemplo de la función extrae, sería de la siguiente forma: EXTRAE(D2,FILA($1:$50), 1).
Como la función EXTRAE nos proporciona una matriz de cada carácter por separado, tenemos que descartar todos los caracteres que no son numéricos. Para ello, debemos multiplicar por 1 la función EXTRAE. De este modo, solo quedan los caracteres numéricos y el resto se convierte en valores de error.
Por último, implementaremos la función CONTAR. Esta requiere un argumento de caracteres y retorna la cantidad de números que poseen.
Usando relleno rápido
Para hacer uso de la función relleno rápido debes seguir los siguientes pasos, no sin antes considerar que la lista de datos alfanuméricos que tengas debe tener un patrón, de otra manera lamentablemente no funcionará esta opción y deberás hacer uso de recursos como programación en VB o generar funciones anidadas para obtener el resultado:
- Considerando que tienes una columna con una lista de datos alfanuméricos con patrones determinados, puedes colocar en las columnas que desees, pero preferiblemente cercana a esta, la columna donde extraerás los datos numéricos y la columna de los datos (Letras)
- Suponiendo que en la lista o columna el primer dato alfanumérico que tienes es 'ABCP123NUM', necesitarás escribir manualmente en la columna de datos numéricos la expresión 123
- Escribe ahora en la columna de datos caracteres (Letras) la expresión restante, por ejemplo 'ABCP NUM' o 'ABCPNUM'. Nótese que ambos casos pueden ser válidos, sin embargo, le darás a la herramienta la forma en que necesitas que extraiga los datos. En el primer caso tienes separados en dos grupos mediante un espacio y en el segundo caso tienes la expresión sin espacios.
Cómo extraer datos de una celda Excel
- Una vez hayas realizado los pasos anteriores, deberás elegir la expresión que escribiste en la columna de datos numéricos en conjunto con los espacios vacíos correspondiente a las expresiones que quieres que Excel extraiga, es decir, suponiendo que tienes 300 datos alfanuméricos.
- Luego de escribir manualmente el primero de ellos, deberás elegir el primer dato escrito por ti y en la misma columna los otros 299 espacios faltantes.
- Con el rango elegido, dirígete a la pestaña de herramientas de Datos y pulsa sobre relleno rápido. El resultado será la extracción de los datos numéricos en las celdas vacías, de acuerdo al patrón que diste al primer número extraído.
- Ahora para extraer los datos de Letras deberás hacer el mismo proceso anterior, pero considerando que la columna de trabajo será la correspondiente a los datos (Letras). De igual manera elige el rango de celdas incluyendo la primera donde escribiste manualmente las letras extraídas de la primera expresión y pulsa sobre relleno rápido.
Caracteres al inicio o al final
Los caracteres al inicio de una cadena se obtienen con la función IZQUIERDA. Esta necesita dos argumentos, el primero de ellos es la posición de la celda y el segundo es la cantidad de caracteres que serán extraídos, contando desde el primer carácter.
Ejemplo, si la cadena ubicada en la celda D2 es 'ABCDEF123GHI' y la función es IZQUIERDA(D2,5). El resultado obtenido es la cadena 'ABCDE'.
Por otro lado, si se quiere obtener los últimos caracteres de una cadena, la función necesaria es DERECHA. Al igual que la anterior, requiere de dos argumentos; el primero es la posición de la celda y el segundo es cantidad de caracteres a extraer.
Por ejemplo, si la cadena que se ubica en la celda D2 es 'ABCDEF123GHI' y la función es DERECHA(D2,6). El resultado será la cadena '123GHI'.
Caracteres intermedios
Los caracteres intermedios se extraen mediante la función EXTRAE. Ahora bien, se necesita proporcionar tres argumentos. EL primero es la posición de la celda donde se encuentra el texto. EL segundo, es la posición desde donde se empieza a extraer. El último se trata de la cantidad de caracteres a extraer.
Ejemplo, en la celda D4 se encuentra la cadena 'GHIJKLMN' y la función es EXTRAE(D4,3,4). La cadena resultante será 'IJKL'.
Extraer la primera palabra
La primera palabra se obtiene mediante el uso de dos funciones. La primera es la función ENCONTRAR, esta se utiliza para obtener la posición de una parte de la cadena cuando se encuentra por primera vez. En este caso, el primer argumento es un espacio encerrado por comillas simples así ' '; esto se debe a que el espacio es nuestro indicador para el final de una palabra. El segundo argumento es la posición del texto.
La segunda función es IZQUIERDA, la cual explicamos anteriormente. Para este caso, el segundo argumento, es al función ENCONTRAR menos una posición; puesto que así se calcula la posición de la última letra de la primera palabra.
Ejemplo, si en la celda D2 se encuentra el siguiente texto 'abcde fghi jklmn' y utilizamos la función IZQUIERDA(D2,ENCONTRAR('',D2)-1). El resultado es la cadena 'abcd'.
Ventajas que otorga emplear el relleno rápido para extraer datos en Excel
Son muchas las ventajas que tendrás al emplear esta herramienta de Excel, pero sin lugar a dudas la más importante será el ahorro de tiempo, pues verás que para tablas con pocos datos, no hará mucha diferencia el empleo de esta función.
Sin embargo, cuando tengas unos cientos o miles de datos que analizar, te vendrá muy bien contar con este proceso, pues ahorrarás quizás horas de trabajo que podrás aprovechar para realizar otras actividades.
Por otra parte, tendrás otra ventaja importante directa y es que podrás evitar errores de transcripción de los datos que son muy comunes cuando tienes que manejar enormes cantidades de datos de manera manual.
Consideraciones finales
Para finalizar es importante que tengas o cuentes con diversas herramientas para realizar tus labores de manera eficientes, es por ello que te vendrá bien conocer cómo usar la función Extraer en Excel, ya que será un complemento para extraer datos necesarios de una lista.
Asimismo, debes saber que algunas versiones de Excel no tienen habilitada la opción de relleno rápido, para ello puedes consultar el procedimiento de habilitación de relleno rápido en la página oficial de Microsoft.