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Cómo usar y crear listas desplegables dependientes en Excel

9 marzo 2020

Las listas desplegables dependientes en Excel son una herramienta bastante útil a la hora de querer limitar las opciones a elegir en una lista. Como otras funciones que incluye esta aplicación, las listas desplegables son una maravilla, sobre todo cuando se manejan datos distintos que se pueden agrupar por categorías.

Además, si dicha información es utilizada por más de una persona, esto también permite limitar las respuestas o elecciones que dichos usuarios puedan hacer. Entonces, ya se ha establecido que dichos listados son ventajosos, pero, es importante conocer exactamente qué son y cómo funcionan. 

En este sentido, las listas desplegables, como su nombre lo indican, son una serie de datos que se encuentran listados, para elegir de entre ellos. Mas, cuando se habla de las listas desplegables dependientes en Excel, se hace referencia a que una lista depende de otra en cuanto a las opciones que muestra.

Es decir, que la información plasmada en la primera delimitará los campos que se pueden escribir en la segunda. Luego de conocer esto, es importante aprender a hacerlo. Como ya hemos mencionado, lo que se modifique en la primera lista afectará las opciones que se presenten la segunda, permitiendo una coherencia permanente de los datos.

Razón principal por la que se busca la implementación de esta modalidad. Pero antes de poder comenzar a aprovecharla, se deben tener ciertas cosas previas.

Cómo usar y crear listas desplegables dependientes en Excel

Lista desplegable

Primero que nada, se debe tener una hoja a parte donde se creará la lista desplegable independiente que se usará en el resto del archivo. A esta hoja la llamaremos “Datos1” Ahora bien, uno de los mejores ejemplos para ilustrar el proceso de creación de dicho contenido, es valiéndose de ciertos países y sus capitales.

Comenzaremos haciendo una lista de todos los países (celda A) que necesitamos, así como las capitales (celda B) correctamente relacionados. Lo siguiente que se necesita es una lista de países único, para lo que se copia todos los datos de la lista de la celda A y se pegan en otra columna, por ejemplo, la D.

Entonces, sombreando todos los caracteres de la columna D, se elige en la pestaña “Datos” (en el menú superior) en la sección “Herramientas de datos”, la opción “Quitar duplicados”. Con esto, se crea la lista guía de los países, que debe estar correctamente identificada. Para facilitar el paso siguiente, conviene ordenarlos alfabéticamente.

A continuación, se sombrean todos los componentes de la segunda lista (en este caso de las capitales) y se le debe asignar un nombre o rango al conjunto (que debe coincidir exactamente con el de la primera lista, el país).

Dicha asignación se hace mediante el clic derecho del mouse (con los objetos sombreados) y se selecciona la opción “Definir nombre”. El rango no debe tener acentos, espacios ni diferir de cualquier forma en ninguna de sus presentaciones. En caso de necesitar espacio se colocaría “un_ejemplo

Cómo usar y crear listas desplegables dependientes en Excel

¿Cómo crear listas desplegables dependientes en Excel?

En una nueva hoja, con la celda A2 seleccionada, se va a la pestaña “Datos” y se busca la opción “Validación de datos”, en el área “Herramientas de datos”. Se abrirá una ventana que es un asistente dónde se debe definir el campo “Permitir” opta por “Lista” y en el campo “Origen” es donde se ingresará el nombre del rango a utilizar.

Eligiendo de entre los rangos antes creados, el nombre debe ir precedido del símbolo “=” seguido del país, por ejemplo, “=España”, y se presiona “Aceptar” para guardar los valores.

De ahora en adelante al ubicarse en la celda A2 se visualizará de manera automática la lista desplegable que se ha vinculado, con las opciones disponibles para ella. Este proceso debe repetirse tantas veces como sea necesario para tener las listas desplegables que sean necesarias y que se ajusten a las necesidades.