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¿Cuáles son las reglas y procedimientos para el manejo del efectivo en una empresa?

23 enero 2021

Si bien las transacciones a través de medios digitales son cada vez más comunes, el efectivo sigue siendo muy empleado. Por esta razón, hoy te hablaremos sobre cuáles son las reglas y procedimientos para el manejo del efectivo en una empresa.

Ciertamente los controles en la empresa son necesarios, por ello acciones como numerar facturas o recibos en Excel automáticamente pueden ayudar para el control del dinero. A su vez, debes establecer ciertos criterios para el manejo del efectivo.

¿Cuáles son las Reglas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo en una Empresa?

Reglas y procedimientos para el manejo del efectivo en una empresa

La relevancia del efectivo es indiscutible, pero en muchas nuevas empresas tienen dudas con relación a cómo manejarlo. Por eso, es muy recomendable tener en cuenta ciertos criterios para manejar el efectivo adecuadamente.

Es necesario un control sistematizado

Si bien estamos hablando de efectivo, este también debe llevar un control sistematizado, conociendo los elementos básicos de un sistema de información contable. El objetivo es aplicar un sistema con el que se establezcan principios para mantener todo en orden.

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Todo esto se establece de mejor manera con ayuda de un contador, quien indicará cuáles son los objetivos y características de un sistema de contabilidad interno. En cualquier caso, más allá del contador, se deben establecer normativas y maneras en las cuales se llevará al control del efectivo.

Llevar control del ingreso y la salida de efectivo debe representarse en los balances diarios. Por lo cual, es imprescindible que el encargado evalúe que el balance diario de la empresa, se relacione al efectivo presente.

Aun así, no todo se trata del balance diario, también se recomienda que los empleados sean instruidos para anotar todos los movimientos que se realizan con efectivo. De esta manera el encargado podrá evaluar estos movimientos de modo más específico y ver si existen incongruencias.

Deben establecerse límites

Un error común en las pequeñas y medianas empresas que manejan efectivo, es que dejan que este se acumule. Ciertamente lo mejor sería establecer límites al momento de manejar efectivo, es decir no debe haber mucho efectivo en caja.

Ciertamente el efectivo es completamente necesario para muchas circunstancias, especialmente cuando hablamos de negocios pequeños. Por ello, dejar una cantidad establecida, puede ser conveniente. Por esta razón, analiza las cantidades de efectivo que creas sea necesaria para los gastos cotidianos.

De cualquier modo, consideramos que lo mejor sería retirar el dinero de manera diaria o semanal, dependiendo de la cantidad de efectivo que se mueva usualmente en tu negocio.

Deposita dinero en el banco

Como señalamos antes, mantener cantidades considerables de efectivo nunca es recomendable. Por esta razón dicho dinero debería ser depositado en una cuenta bancaria. Ciertamente las transacciones en línea son mucho más cómodas al momento de hablar de cifras considerables.

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Por esta razón siempre que se haga la gestión del efectivo, lleva al banco aquellas cantidades que no se usarán en la empresa. Ciertamente, es mucho mejor manejar el dinero en el banco que andar por ahí con dinero en físico. La verdad es mucho más seguro hacer depósitos de manera constante del dinero que se maneja en la empresa.

Claramente, de nada servirá depositar el dinero si este no se administra adecuadamente, por ello se recomienda conocer lo básico para administrar el dinero correctamente. Esto será primordial, sin importar que tengas el dinero en efectivo o lo hayas depositado en el banco.

Ten precaución con relación al efectivo que se mueve en tu empresa

Sumado a todo lo anterior, es muy importante tomar las medidas de precaución y seguridad adecuadas. Por ejemplo, es recomendable manejar cajas fuertes u otros sistemas con los que se proteja el dinero. Si bien antes señalamos que lo mejor es depositar el dinero en el banco, inevitablemente llegará el momento de requerir efectivo en el negocio.

Es imprescindible que el efectivo que está en nuestro negocio este seguro en todo momento. A su vez, se recomienda preparar el entorno con sistemas de seguridad y alarmas. De esta manera, los empleados estarán preparados ante cualquier eventualidad.

También como empresario, debes conocer los problemas de contabilidad y financieros en las empresas, con el propósito de evitarlos. De igual modo, ten muy en cuenta todo lo comentado con relación al efectivo.