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¿Cuáles son los procedimientos, procesos y etapas de la facturación electrónica?

21 enero 2021
hombre manejando laptop

En una transacción tradicional luego de la compra se genera una factura de manera contractual y de venta. El proceso de facturación de toda la vida, siempre ha formado por un conjunto mucho más amplio y más complicado de procesos, en el que incluye la aceptación de un apartado, procedimiento de apartado, la entrega y el pago final. Este es un proceso simple de compra a pago desde la posición del comprador, y de pedido a cobro desde la posición del vendedor o facilitador. Tiene de nombre proceso comercial.

La factura tradicional solía hacerse, imprimirse, guardarse y enviarse. Posteriormente notificar el envío de la factura a quien la recibe, para esto, era de suma importancia que la persona confirmara la llegada del producto. Recordando que tambien existe la maquina POS.

¿Cuáles son los Procedimientos, Procesos y Etapas de la Facturación Electrónica?

Hoy en día ha cambiado para realizarse la factura de manera totalmente electrónica, pues este es un documento digital con el formato XML. Cada empresa tiene el deber de de contratar una persona que será el encargado de realizar e instalar el software con el cual se generará cada factura. Se recuerda que lo que se desea es administrar el dinero de una empresa de manera óptima.

El querer tener más control, eficacia, velocidad. Estos elementos fueron los causantes para crear una factura que les otorgará emisión, así mismo se les otorgará la recepción de las mismas desde un software, buscando las fuentes de financiamiento de la empresa.

factura tradicional

Procedimientos de la facturación electrónica

El sistema posee los siguientes procesos: una empresa contrata un trabajador tecnológico, que prestará la emisión y recepción de facturas electrónicas a tráves del software de un ordenador. Y antes de entregar el operador debe confirmar el proceso, sin esta confirmación y/o validación la factura no tendrá valor tributario.

De esta manera pasadas las 48 horas de salida de factura, la factura no deberá de esperar tanto tiempo como solía hacerlo anteriormente. Una vez sea validado el proceso será enviado al receptor, este tendrá 3 días para acusar, rechazar o aceptar. Al momento que le llegue la factura le llegará un número de identificación, que será incluido en la base de datos del registro único, es decir, la base de datos.

Todo estos procesos serán manejados de forma digital, incluso con firmas digitales, siempre cumpliendo con las normas de la empresa. Todo esto será manejado por los trabajadores contrados, al menos, de que no lo desee la administración.

Procesos de la facturación electrónica

Es importante que estos procesos sean previamente realizados por el contador, pasando por un trabajador de software. Los procesos de facturación electrónica con validación de las empresas son los siguientes:

  • Contactar un proveedor tecnológico: Antes de realizar cualquier movimiento lo primero que debemos hacer es contratar un proveedor tecnológico, el cual posea conocimientos de este software.
  • Actualización de responsabilidades y software: Cada compañía asociada a este proceso de facturación, debe tener tecnología igual o similar a la que se impone.
  • Autorización: Una vez realizado los procesos anteriores, se le solicita una autorización de numeración de facturación.
  • Confirmación: Esta solicitud llegará al correo y tendrá 2 días para confimarse o rechazarse.
  • Configuración en compañía de un proveedor: Este último paso es el que realiza un Check de toda la facturación (se realizará cuando este lo indique).

facturacion electronica actual

Pasos de la facturación electrónica

Siempre se recuerda que antes de realizar una factura electrónica de la manera adecuada, se debe de seguir los siguientes pasos:

  • Debes realizar la habilitación como facturador de empresa o trabajo, ese término se le da a los encargados de emitir facturas.
  • Se debe eligir un software, puedes crearlo tú mismo o simplemente contratar a alguien que lo haga por ti.
  • Es importante realizar el paso de generación y luego pasarlo a verificar.
  • Esperar la validación, este proceso es el que garantiza que se cumple con todos los requisitos.
  • Una vez sea emitida tu factura, será enviada al comprador.

Para finalizar es importante acotar que, se debe de tener en cuenta que hay pocos países que han implementado, este método se ha visto mucho más en Colombia y quien valida todos estos procesos es la DIAN. Es un proceso seguro y de mucha comodidad que se debería de implementar en todos los países.