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Cómo hacer tarjetas, sobres y certificados con combinar correspondencia en Microsoft Publisher

9 mayo 2020

En reiterados artículos, hemos comentado sobre las variadas  funciones y herramienta que posee las aplicaciones de Microsoft Office.  Y de seguro que muchas veces te habrás preguntado para que sirve y se utiliza la opción  combinar correspondencia.

Por tal motivo te traemos el tutorial, cómo hacer tarjetas, sobres y certificados con combinar correspondencia en Microsoft Publisher.

Con esta función de Microsoft Publisher, podrás realizar por medio del uso de plantillas todo tipo de tarjetas, sobres, constancias, diplomas, certificado, etc. Y aunque pudiera parecer un poco difícil, les adelantamos que no es así y usaras esta opción de forma muy frecuente. Y a continuación te mostraremos los pasos que debes realizar para hacerlo.

Cómo hacer tarjetas, sobres y certificados con combinar correspondencia en Microsoft Publisher

Publisher y Word guardan cierta similitud a la hora de utilizar sus diferentes funciones.  Esto lo pudiste comprobar, en el tutorial como hacer o crear un tríptico en Word paso a paso, si pulsas Aquí lo podrás leer. Y usar la función combinar correspondencia se puede aplicar en ambas aplicaciones y en seguida te mostramos como.

Lo que hace realmente útil esta función de combinar correspondencia,  es que podemos exportar datos que se encuentran en otro archivo y agregarlos a nuestra publicación. Es por este motivo que es muy utilizado para crear tarjetas, sobre y certificado. Ya que podemos insertar la información de cada elemento en otro archivo en nuestro PC.

Las diferentes herramientas de esta función, la vamos a encontrar en la pestaña de Correspondencia que se encuentra ubicada en el menu principal. Si ya has realizado este tipo de trabajo en Word, entonces no tendrás ningún problema en usarlo. Ya que el uso de las herramientas son muy parecidas.

Es importante que sepas, que debes tener dos archivos especiales para que puedas hacer la combinación. El primero de ellos es el documento principal que se creara en Publisher y el contendrá todos aquellos elementos que se repetirán en las hojas de la publicación. Estos elementos serán bordes, imágenes, textos, etc.

Y el segundo archivo que vamos a tener, es aquel donde tenemos los datos variables y de esta forma al usar la función combinar correspondencia. Vamos obtener un tercer archivo donde estarán lo elementos combinadas del primer y segundo archivo. El archivo que contiene los datos variables, lo podemos crear en Word o en Exel, por medio del uso de tablas.

Supongamos que hemos realizado nuestra tabla con los siguientes datos, una columna con el  Nombre, una columna con el Apellido y una columna con el grado culminado. En esta tabla se representan los alumnos que han culminado sus estudios del presente año y desea realizar un certificado mostrando el grado que han aprobado.

Una vez lista esta información, debemos cerrar el archivo si no es así no se realizara la combinación. Si así lo deseamos podemos usar una plantilla predeterminada de nuestra  preferencia o podemos crearla o descargarla. Este certificado contiene todos los datos fijos y faltara agregarles los datos variables, como el nombre, el apellido y el grado finalizado.

Uso de la función combinar correspondencia en Publisher

Ahora para realizar la combinación, debemos dirigirnos a la pestaña de correspondencia, si lo deseamos podemos usar el asistente, pero nosotros usaremos otra opción.  Esta será Seleccionar destinatario y luego hacemos clip en la opción Usar una lista existente. Ahora seleccionamos el archivo que contiene los datos que utilizaremos en nuestro certificado.

Aparecerá una ventana y en ella podemos filtrar, aquellos elementos que usaremos luego que hemos realizado esta selección, hacemos clic en aceptar. Ahora vamos ir agregando cada uno de los  elementos variables al certificado. Para hacer esto, no dirigimos al menu principal y seleccionamos Insertar campo de combinación y elegimos el campo nombre.

Aparecerá un cuadro de texto con un nombre, al lado colocamos una coma luego nos dirigimos a insertar campo de combinación y seleccionamos apellido.

Ahora seleccionamos estos dos campos y le damos formato o sea tipo de letra, orientación, estilo, tamaño,  etc. y realizas el mismo procedimiento con los otros campos y así con los otros certificados.

De esta manera has aprendido, cómo hacer tarjetas, sobres y certificados con combinar correspondencia en Microsoft Publisher.